تويت
مشروع
Project - Projet
المشروع
التعريف
المشروع the project هو عمل خاص تحدده الحاجة الداعية إليه، بغض النظر عن القطاع أو الجهد المستفيد منه، وعلى هذا الأساس يصبح المشروع مهمة محددة له نقطة بداية ونقطة نهاية محددتان أيضاً، بحيث إن هذه المهمة، عادة ما يسبقها، حاجة معينة يتطلب إشباعها، إجراء مجموعة من النشاطات أو الأعمال المترابطة والمتنافسة. وبمقدار ما يتم تنفيذ مستلزمات هذه الحاجة ورغباتها بطريقة منظمة ومبرمجة، بمقدار ما يتحقق إشباع هذه الحاجة، وقد تكون الحاجة فريدة من نوعها، أو استثنائية الرغبة، بحيث يتطلب إشباعها جملة من النشاطات والمهام المنسقة والمترابطة، ومن هنا فإن إشباع الحاجة يأتي منقوصاً إذا لم يحقق مشروعها متطلباتها وشروطها كاملة.
الجوانب الاقتصادية
يكتسب المشروع أهمية بالغة في الاقتصاد، لأنه يعدّ الوحدة الأساسية في النشاط الاقتصادي والآلية التي يعمل في ظلها المشروع ويتحكم بها النظام الاقتصادي السائد، فالمشروع في ظل نظام المنافسة يختلف عن المشروع الاحتكاري من حيث القدرة على التحكم بالسعر وصميم الأرباح التي يمكن تحقيقها، وتعد الجدوى الاقتصادية الكاشف الحقيقي للجوانب الاقتصادية للمشروع، فالجدوى المالية تجمع وتحلل بيانات المشروع وقوائمه بعد إخضاعها لمعايير استثمارية محددة، واتخاذ القرارات التي تتناسب مع توقعات العائدات والأرباح المرافقة لعملية المفاضلة والاختبار بين المشروعات، والجدوى الاقتصادية[ر] تركز على المعلومات السوقية الاقتصادية وتستخدمها في تحديد تكاليف استثمارات المشروعات وعائداتها. وتأخذ الجدوى الاقتصادية بالحسبان إخفاق الأسواق عند حساب الكلفة الاقتصادية الحقيقية للمشروعات وتحديدها.
تنظيم المشروع وأهدافه
المشروعات الناجحة لا تكون كذلك من تلقاء ذاتها، إذ لابد من وضعها في شكلها وأطرها السليمة وتصويب اتجاهها، أي بمعنى أدق، لا بد من تنظيمها. ويُعرَّف التنظيم أنه عملية تجميع للنشاطات والموارد المؤسساتية أو الإدارية، بأسلوب منطقي، يهدف إلى الاتصال، وتخفيف صعوبات العمل وتسريع اتخاذ القرارات المهمة، كما يساعد القيادة الإدارية ومديري المشروعات على دقة تصميم العمل وتقسيمه، وتوفير وسائل التنسيق بين الوحدات والأقسام.
إن عملية تنظيم المشروع هي التي تلي مباشرة مرحلة إطلاق المشروع، وكما أن مرحلة الإطلاق لا يمكن أن تتم «بكبسة زر»، بل يجب أن تحضر لها المقومات التي تمكن المشروع من الانطلاق، والتي من بينها مستلزمات المشروع وموارده وشروطه ومواصفاته والجهة أو الجهات المستفيدة منه، فإن عملية التنظيم تحتاج إلى هيكلية ذات عناصر معروفة، تتبدل وتتلاءم مع حاجات المشروع ومقوماته. إذ إنه مباشرة بعد إطلاق المشروع، تواجه الإدارة المسؤولة عن المشروع، تنظيم المشروع، وتنسيق عملياته مع الشركة الأم parent organization؛ أي مع الإدارة المركزية التي تشرف على عمليات إنجاز المشروع وتراقبها.
إن حاجة المشروع إلى التنظيم أشبه بحاجة الإدارة إلى التنظيم، إذ إن التنظيم كان ولا يزال ركناً أساسياً من أركان الإدارة. من هنا فإن ربط المهمات والأشخاص بعضهم ببعض وتحديد المسؤوليات والصلاحيات والعلاقات بين الموارد البشرية في المشروع، من أجل تحقيق أهداف المشروع، يعدّ بحد ذاته تنظيماً للمشروع.
من بين الأهداف التي ينبغي أن يحققها المشروع، تلك التي تتعلق بأهداف راعي المشروع (المستفيد الرئيسي من المشروع)، وبأهداف عميل المشروع (الراغب في نتائج المشروع). ويشار إلى أن المستفيد من المشروع قد يكون فرداً أو مجموعة من الأفراد، أو مؤسسة لها مصلحة آنية أو مستقبلية في المشروع؛ فالمستفيد قد يكون داخلياً (من داخل المؤسسة) أو خارجياً (من خارج المؤسسة).
وقد يعطي تنظيم المشروع الميزة الخصوصية uniqueness التي يستحقها؛ فالتنظيم يضع المشروع في الهيكلية التي تتناسب مع أهدافه. و تزداد أهمية المشروع عندما توليه المؤسسة الرعاية الكاملة، أي حين تمده بالموارد الكفيلة بإنجازه، وفي طليعتها الموارد البشرية.
تحتاج المشروعات إلى جهود العاملين فيها ونشاطاتهم، كما تحتاج إلى تحديد هياكل إدارية لها، تختلف باختلاف المشروعات والحاجة إليها. وتوضح هيكلية الموارد البشرية جميع المهمات والنشاطات والعمليات المختلفة المطلوبة منهم، وذلك من خلال التوصيفات المرافقة لها. أما التنسيق بين الموارد البشرية العاملة في المشروع، فيساعد بدوره على الاستفادة القصوى من جهود الأفراد، بحيث يقلل من التكرار في العمليات، كما يساعد على تسهيل التداخل والترابط بين مهام المشروع ووظائفه ونشاطاته وأقسامه ووحداته، بما يضمن تحقيق أهدافه.
تهتم نظرية التنظيمات بالتقسيم التنظيمي للمشروع، وبتجميع وظائفه، والمقصود بتجميع الوظائف هو ترتيبها المنطقي والتسلسلي بحسب أهمية كل منها. ويأتي التجميع نتيجة لتقسيم مهام المشروع ونشاطاته وتوزيعها على الأفراد، بحسب مهاراتهم وتخصصاتهم، واستناداً إلى حاجة المشروع. وأهم أنواع تنظيمات المشروع:
ـ تنظيم المشروع وفقاً للأقسام المعتمدة.
ـ تنظيم المشروع على أساس التفرغ له.
ـ التنظيم المركب للمشروع.
تعمل المؤسسة ضمن محيط حيوي (دينامي) ضاغط يؤثر في مشروعاتها وأعمالها. ويسمى هذا التأثير ضغط المحيط environmental pressure، وخاصة في النواحي التي تتعلق بمخرجاتها؛ إذ قد تظهر الحاجة إلى عدة مخرجات للمؤسسة دفعة واحدة بما يفرض على المؤسسة الاستعانة بالتقنية النوعية إلى جانب تطوير المنتج أو المنتجات الجديدة. وتتطلب التقنية بدورها تنظيماً عملياً، كما يتطلب المنتج الجديد تنظيماً تقنياً، مما يفرض بالطبع الاستعانة بثنائية الهيكلية التنظيمية، أي استخدام التنظيم المركب.
أما ميدان عمل محيط المؤسسة فيعدّ شرطاً أساسياً من شروط التنظيم المركب، وخاصة إذا كان المحيط معقداً ويصعب التنبؤ بشروطه ومتطلباته، إذ يفرض هذا المحيط التداخل بين قطاعات المؤسسة وبقوة كبيرة، كما يفرض التنسيق وإرسال المعلومات بعد تحصيلها في اتجاهات أفقية وعمودية مختلفة، لتصب في خدمة خطط المشروعات غير المنتظمة، إما من حيث الطلب عليها أو من حيث تكاليفها وتوقيت إنجازها وتسليمها لأصحابها. وإذن، فحل التعقيد المحيط بالمشروع، هو في اعتماد التنظيم المركب له.
يعدّ عنصر الأهداف ركناً أساسياً من أركان خطة المشروع؛ إذ تضم الخطة شرحاً مفصلاً عن أهداف المشروع، وتشمل أهداف المشروع الأهداف الربحية والأهداف التنافسية والأهداف التقنية (التكنولوجية) وما إلى ذلك.
المشروع نظام إعلامي
يعدّ المشروع نظاماً إعلامياً قائماً بحد ذاته، وتحدد الجهة الداعية إليه أهدافه العامة (المسار العام للمشروع) والأهداف الخاصة (التوقعات الاقتصادية)، وبناء على ذلك تحدد الأنظمة المسؤولة عن تنظيمه وجدولته ورقابته. وقد تناط المسؤولية بسلطة معينة يترأسها فرد واحد، أو قد تُعطى عدة سلطات للأفراد واللجان، على أن تتوزع هذه المسؤولية على عدة مستويات إدارية. لا يمكن حصر مسؤولية المشروع واقعياً بفرد واحد (مدير المشروع مثلاً) أو بإدارة واحدة (الإدارة العليا أو الإدارة الوسطى) لأن المسؤولية تقع على عاتق الأفراد والمؤسسات المشاركة في عمليات تخطيط المشروع وتنظيمه ورقابته.
المشروع وخلايا المسؤولية
على صعيد مديري المشروعات، تتوزع صلاحيات هؤلاء ومسؤولياتهم في ثلاثة محاور مهمة هي: المؤسسة، المشروعات، وفرق عمل المشروعات. ويرى إيفي أوز Effy Oz أن أهداف المشروع تقع تحت إشراف مدير المشروع وتنفيذه، الذي هو مسؤول عنه اتجاه المستفيد منه (طالب المشروع)، وأهم الأهداف التي تقع ضمن صلاحية مدير المشروع ومسؤوليته هي:
ـ اكتمال عقد المشروع ضمن الفترة الزمنية المحددة.
ـ اكتمال المشروع ضمن الموازنة المخصصة له.
ـ اكتمال المشروع بالمواصفات والتوقعات المحددة له.
أما فريق عمل المشروع فيرأس أعماله ونشاطاته مدير المشروع (قائد المشروع) project leader. ويؤدي مدير المشروع مع فريق عمله عدة أدوار، أبرزها: بناء الفريق، تنسيق عمل الفريق، إرشاد الفريق وتوجيهه، قيادة الفريق لإنجاز المشروع بفاعلية وكفاية.
موازنة المشروع
تعدّ موازنة المشروع جزءاً لا يتجزأ من خطة عمل مديريه ونجاحهم، إذ إن غالبية المديرين يحددون الأهداف التي يرغبون في تحقيقها، ويبدؤون، من ثم، بالبحث عن مصادر التمويل اللازمة لها وإعداد الموازنة التي تبين كيفية توزيع هذا التمويل.
ولكي لا يأتي عشوائياً، يعمد المديرون إلى تدوين احتياجاتهم من الموارد؛ وذلك عن طريق وضع موازنة مكتوبة، على أن تعبر عن تعديلات وتنبؤات، تقع ضمن الإمكانات التي تسمح بها أحوال المؤسسة وظروفها. وهناك كذلك عدة متغيرات واعتبارات تدخل ضمن مفهوم الموازنة ومنها مكانة الموارد وكلفتها (نادرة، وافرة، قيد الطلب) وعمليات الترشيد والرقابة عليها وعوامل استخدامها زمنياً أي جدولة توزيعها.
تعرف الموازنة أنها التصريح الرسمي للقيم المتوقعة للتحضيرات المالية للمؤسسة، في فترة زمنية مستقبلية، هي عادة سنة زمنية، وعليه فإن الموازنة تستخدم مقياساً للمقارنة بين استخدام الموارد في الوقت الحاضر واستخدامها في المستقبل، والسبب الرئيسي الكامن وراء ذلك هو ندرة الموارد.
وتكتسب الموازنة أهمية بالغة في عمليات الترشيد والرقابة على الموارد المخصصة للمشروعات، فالترشيد يأتي نتيجة توجيه المديرين (وفي مقدمتهم مدير المشروع) باستخدام الموارد وتوزيعها على عناصر المشروع وأجزائه التي تسهم في اكتمال خطة المشروع استناداً إلى الكلفة الفعلية.
حسن بلوط
Project - Projet
المشروع
التعريف
المشروع the project هو عمل خاص تحدده الحاجة الداعية إليه، بغض النظر عن القطاع أو الجهد المستفيد منه، وعلى هذا الأساس يصبح المشروع مهمة محددة له نقطة بداية ونقطة نهاية محددتان أيضاً، بحيث إن هذه المهمة، عادة ما يسبقها، حاجة معينة يتطلب إشباعها، إجراء مجموعة من النشاطات أو الأعمال المترابطة والمتنافسة. وبمقدار ما يتم تنفيذ مستلزمات هذه الحاجة ورغباتها بطريقة منظمة ومبرمجة، بمقدار ما يتحقق إشباع هذه الحاجة، وقد تكون الحاجة فريدة من نوعها، أو استثنائية الرغبة، بحيث يتطلب إشباعها جملة من النشاطات والمهام المنسقة والمترابطة، ومن هنا فإن إشباع الحاجة يأتي منقوصاً إذا لم يحقق مشروعها متطلباتها وشروطها كاملة.
الجوانب الاقتصادية
يكتسب المشروع أهمية بالغة في الاقتصاد، لأنه يعدّ الوحدة الأساسية في النشاط الاقتصادي والآلية التي يعمل في ظلها المشروع ويتحكم بها النظام الاقتصادي السائد، فالمشروع في ظل نظام المنافسة يختلف عن المشروع الاحتكاري من حيث القدرة على التحكم بالسعر وصميم الأرباح التي يمكن تحقيقها، وتعد الجدوى الاقتصادية الكاشف الحقيقي للجوانب الاقتصادية للمشروع، فالجدوى المالية تجمع وتحلل بيانات المشروع وقوائمه بعد إخضاعها لمعايير استثمارية محددة، واتخاذ القرارات التي تتناسب مع توقعات العائدات والأرباح المرافقة لعملية المفاضلة والاختبار بين المشروعات، والجدوى الاقتصادية[ر] تركز على المعلومات السوقية الاقتصادية وتستخدمها في تحديد تكاليف استثمارات المشروعات وعائداتها. وتأخذ الجدوى الاقتصادية بالحسبان إخفاق الأسواق عند حساب الكلفة الاقتصادية الحقيقية للمشروعات وتحديدها.
تنظيم المشروع وأهدافه
المشروعات الناجحة لا تكون كذلك من تلقاء ذاتها، إذ لابد من وضعها في شكلها وأطرها السليمة وتصويب اتجاهها، أي بمعنى أدق، لا بد من تنظيمها. ويُعرَّف التنظيم أنه عملية تجميع للنشاطات والموارد المؤسساتية أو الإدارية، بأسلوب منطقي، يهدف إلى الاتصال، وتخفيف صعوبات العمل وتسريع اتخاذ القرارات المهمة، كما يساعد القيادة الإدارية ومديري المشروعات على دقة تصميم العمل وتقسيمه، وتوفير وسائل التنسيق بين الوحدات والأقسام.
إن عملية تنظيم المشروع هي التي تلي مباشرة مرحلة إطلاق المشروع، وكما أن مرحلة الإطلاق لا يمكن أن تتم «بكبسة زر»، بل يجب أن تحضر لها المقومات التي تمكن المشروع من الانطلاق، والتي من بينها مستلزمات المشروع وموارده وشروطه ومواصفاته والجهة أو الجهات المستفيدة منه، فإن عملية التنظيم تحتاج إلى هيكلية ذات عناصر معروفة، تتبدل وتتلاءم مع حاجات المشروع ومقوماته. إذ إنه مباشرة بعد إطلاق المشروع، تواجه الإدارة المسؤولة عن المشروع، تنظيم المشروع، وتنسيق عملياته مع الشركة الأم parent organization؛ أي مع الإدارة المركزية التي تشرف على عمليات إنجاز المشروع وتراقبها.
إن حاجة المشروع إلى التنظيم أشبه بحاجة الإدارة إلى التنظيم، إذ إن التنظيم كان ولا يزال ركناً أساسياً من أركان الإدارة. من هنا فإن ربط المهمات والأشخاص بعضهم ببعض وتحديد المسؤوليات والصلاحيات والعلاقات بين الموارد البشرية في المشروع، من أجل تحقيق أهداف المشروع، يعدّ بحد ذاته تنظيماً للمشروع.
من بين الأهداف التي ينبغي أن يحققها المشروع، تلك التي تتعلق بأهداف راعي المشروع (المستفيد الرئيسي من المشروع)، وبأهداف عميل المشروع (الراغب في نتائج المشروع). ويشار إلى أن المستفيد من المشروع قد يكون فرداً أو مجموعة من الأفراد، أو مؤسسة لها مصلحة آنية أو مستقبلية في المشروع؛ فالمستفيد قد يكون داخلياً (من داخل المؤسسة) أو خارجياً (من خارج المؤسسة).
وقد يعطي تنظيم المشروع الميزة الخصوصية uniqueness التي يستحقها؛ فالتنظيم يضع المشروع في الهيكلية التي تتناسب مع أهدافه. و تزداد أهمية المشروع عندما توليه المؤسسة الرعاية الكاملة، أي حين تمده بالموارد الكفيلة بإنجازه، وفي طليعتها الموارد البشرية.
تحتاج المشروعات إلى جهود العاملين فيها ونشاطاتهم، كما تحتاج إلى تحديد هياكل إدارية لها، تختلف باختلاف المشروعات والحاجة إليها. وتوضح هيكلية الموارد البشرية جميع المهمات والنشاطات والعمليات المختلفة المطلوبة منهم، وذلك من خلال التوصيفات المرافقة لها. أما التنسيق بين الموارد البشرية العاملة في المشروع، فيساعد بدوره على الاستفادة القصوى من جهود الأفراد، بحيث يقلل من التكرار في العمليات، كما يساعد على تسهيل التداخل والترابط بين مهام المشروع ووظائفه ونشاطاته وأقسامه ووحداته، بما يضمن تحقيق أهدافه.
تهتم نظرية التنظيمات بالتقسيم التنظيمي للمشروع، وبتجميع وظائفه، والمقصود بتجميع الوظائف هو ترتيبها المنطقي والتسلسلي بحسب أهمية كل منها. ويأتي التجميع نتيجة لتقسيم مهام المشروع ونشاطاته وتوزيعها على الأفراد، بحسب مهاراتهم وتخصصاتهم، واستناداً إلى حاجة المشروع. وأهم أنواع تنظيمات المشروع:
ـ تنظيم المشروع وفقاً للأقسام المعتمدة.
ـ تنظيم المشروع على أساس التفرغ له.
ـ التنظيم المركب للمشروع.
تعمل المؤسسة ضمن محيط حيوي (دينامي) ضاغط يؤثر في مشروعاتها وأعمالها. ويسمى هذا التأثير ضغط المحيط environmental pressure، وخاصة في النواحي التي تتعلق بمخرجاتها؛ إذ قد تظهر الحاجة إلى عدة مخرجات للمؤسسة دفعة واحدة بما يفرض على المؤسسة الاستعانة بالتقنية النوعية إلى جانب تطوير المنتج أو المنتجات الجديدة. وتتطلب التقنية بدورها تنظيماً عملياً، كما يتطلب المنتج الجديد تنظيماً تقنياً، مما يفرض بالطبع الاستعانة بثنائية الهيكلية التنظيمية، أي استخدام التنظيم المركب.
أما ميدان عمل محيط المؤسسة فيعدّ شرطاً أساسياً من شروط التنظيم المركب، وخاصة إذا كان المحيط معقداً ويصعب التنبؤ بشروطه ومتطلباته، إذ يفرض هذا المحيط التداخل بين قطاعات المؤسسة وبقوة كبيرة، كما يفرض التنسيق وإرسال المعلومات بعد تحصيلها في اتجاهات أفقية وعمودية مختلفة، لتصب في خدمة خطط المشروعات غير المنتظمة، إما من حيث الطلب عليها أو من حيث تكاليفها وتوقيت إنجازها وتسليمها لأصحابها. وإذن، فحل التعقيد المحيط بالمشروع، هو في اعتماد التنظيم المركب له.
يعدّ عنصر الأهداف ركناً أساسياً من أركان خطة المشروع؛ إذ تضم الخطة شرحاً مفصلاً عن أهداف المشروع، وتشمل أهداف المشروع الأهداف الربحية والأهداف التنافسية والأهداف التقنية (التكنولوجية) وما إلى ذلك.
المشروع نظام إعلامي
يعدّ المشروع نظاماً إعلامياً قائماً بحد ذاته، وتحدد الجهة الداعية إليه أهدافه العامة (المسار العام للمشروع) والأهداف الخاصة (التوقعات الاقتصادية)، وبناء على ذلك تحدد الأنظمة المسؤولة عن تنظيمه وجدولته ورقابته. وقد تناط المسؤولية بسلطة معينة يترأسها فرد واحد، أو قد تُعطى عدة سلطات للأفراد واللجان، على أن تتوزع هذه المسؤولية على عدة مستويات إدارية. لا يمكن حصر مسؤولية المشروع واقعياً بفرد واحد (مدير المشروع مثلاً) أو بإدارة واحدة (الإدارة العليا أو الإدارة الوسطى) لأن المسؤولية تقع على عاتق الأفراد والمؤسسات المشاركة في عمليات تخطيط المشروع وتنظيمه ورقابته.
المشروع وخلايا المسؤولية
على صعيد مديري المشروعات، تتوزع صلاحيات هؤلاء ومسؤولياتهم في ثلاثة محاور مهمة هي: المؤسسة، المشروعات، وفرق عمل المشروعات. ويرى إيفي أوز Effy Oz أن أهداف المشروع تقع تحت إشراف مدير المشروع وتنفيذه، الذي هو مسؤول عنه اتجاه المستفيد منه (طالب المشروع)، وأهم الأهداف التي تقع ضمن صلاحية مدير المشروع ومسؤوليته هي:
ـ اكتمال عقد المشروع ضمن الفترة الزمنية المحددة.
ـ اكتمال المشروع ضمن الموازنة المخصصة له.
ـ اكتمال المشروع بالمواصفات والتوقعات المحددة له.
أما فريق عمل المشروع فيرأس أعماله ونشاطاته مدير المشروع (قائد المشروع) project leader. ويؤدي مدير المشروع مع فريق عمله عدة أدوار، أبرزها: بناء الفريق، تنسيق عمل الفريق، إرشاد الفريق وتوجيهه، قيادة الفريق لإنجاز المشروع بفاعلية وكفاية.
موازنة المشروع
تعدّ موازنة المشروع جزءاً لا يتجزأ من خطة عمل مديريه ونجاحهم، إذ إن غالبية المديرين يحددون الأهداف التي يرغبون في تحقيقها، ويبدؤون، من ثم، بالبحث عن مصادر التمويل اللازمة لها وإعداد الموازنة التي تبين كيفية توزيع هذا التمويل.
ولكي لا يأتي عشوائياً، يعمد المديرون إلى تدوين احتياجاتهم من الموارد؛ وذلك عن طريق وضع موازنة مكتوبة، على أن تعبر عن تعديلات وتنبؤات، تقع ضمن الإمكانات التي تسمح بها أحوال المؤسسة وظروفها. وهناك كذلك عدة متغيرات واعتبارات تدخل ضمن مفهوم الموازنة ومنها مكانة الموارد وكلفتها (نادرة، وافرة، قيد الطلب) وعمليات الترشيد والرقابة عليها وعوامل استخدامها زمنياً أي جدولة توزيعها.
تعرف الموازنة أنها التصريح الرسمي للقيم المتوقعة للتحضيرات المالية للمؤسسة، في فترة زمنية مستقبلية، هي عادة سنة زمنية، وعليه فإن الموازنة تستخدم مقياساً للمقارنة بين استخدام الموارد في الوقت الحاضر واستخدامها في المستقبل، والسبب الرئيسي الكامن وراء ذلك هو ندرة الموارد.
وتكتسب الموازنة أهمية بالغة في عمليات الترشيد والرقابة على الموارد المخصصة للمشروعات، فالترشيد يأتي نتيجة توجيه المديرين (وفي مقدمتهم مدير المشروع) باستخدام الموارد وتوزيعها على عناصر المشروع وأجزائه التي تسهم في اكتمال خطة المشروع استناداً إلى الكلفة الفعلية.
حسن بلوط