تويت
تعني الأرشفة archiving بمفهومها القديم حفظ الأوراق وتصنيفها بطريقة تُسهِّل الرجوع إليها، وذلك بترتيبها داخل ملفات أو مجلدات مع تسميتها أو تعليمها بألوان تختلف بحسب طبيعتها، وباستخدام خزائن أو رفوف خاصة.
يُقصد بتعبير الأرشفة في مجال الحاسوب عملية خزن الملفات أو السجلات أو أي أنواع أخرى من المعطيات على أحد وسائط الخزن بهدف العودة إليها عند الحاجة بسبب ضياع المعلومات الأصلية أو بغرض العودة إلى معلومات قديمة.
تزداد حجوم المؤسسات باستمرار ويزداد معها ما تحتفظ به من مستندات ووثائق وتبرز الحاجة إلى تصنيفها وفهرستها لضمان سهولة العودة إليها والاستفادة منها، ولم تعد وسائل الخزن التقليدية والتعامل اليدوي مع البيانات الورقية تكفي لحفظ المعلومات واستعادتها. يُضاف إلى ذلك المثالب المتعلقة بهدر الوقت والجهد والمال في عمليات خزن الوثائق الورقية والبحث ضمنها، خاصةً مع النمو المتزايد في حجم هذه الوثائق. لذا تلجأ المؤسسات اليوم إلى استخدام منظومات أرشفة archiving systems حاسوبية تسمح بتحويل الوثائق الورقية إلى صيغة إلكترونية لضمان سهولة التعامل معها وسرعته. توفِّر بعض هذه المنظومات تعاملاً إلكترونياً كاملاً مع البيانات بحيث تصل إلى الاستغناء عن الأوراق. يكون ذلك باعتماد آلية عمل مؤتمتة يجري فيها خزن البيانات والتعامل معها داخل المؤسسة وتبادلها مع المؤسسات الأخرى بصيغتها الإلكترونية. يمكن أن توفر هذه المنظومات مجموعة متكاملة من العمليات فتسمح بالخزن الحاسوبي الآمن والاقتصادي للمعطيات بصيغ مختلفة، وتسمح بتحويل الوثائق الورقية مع تعرّف محتوياتها النصية، وتمكِّن من التصنيف الهرمي والفهرسة والتلخيص، وتقدم عمليات البحث والاسترجاع والتعامل مع النسخ المتعددة وإنجاز المعاملات حاسوبياً، وتتكامل مع قواعد المعطيات والتطبيقات الحاسوبية الأخرى كالبريد الإلكتروني ومحرِّرات النصوص.
يُفهم ضمنياً من الأرشفة الاحتفاظ بالمعلومات التي مضى على استخدامها مدة زمنية طويلة ولن تطرأ عليها أي تعديلات مستقبلية؛ بهدف الرجوع إليها عند الحاجة.
هنالك مسميات عديدة تدخل تحت نطاق منظومات الأرشفة مثل الأرشفة الإلكترونية، أو «الصادر والوارد»، أو متابعة المعاملات، أو متابعة المهام، أو تطبيقات سير العمل. أما برمجيات الأرشفة فتُسمى أيضاً أنظمة إدارة الوثائق Document Management System (DMS) .
طرق جمع المعلومات
لم تعد السجلات التي يُرغب في الاحتفاظ بها محصورة في الورق فقط، بل أصبحت تشمل عدداً من مصادر المعلومات لا تقل أهمية عن المستندات الورقية. ومن أهم هذه المصادر: البريد الإلكتروني والرسائل النصية وصفحات المواقع الإلكترونية والمعلومات المرسلة عبر الشبكات الاجتماعية، أو أي نوع آخر من المعلومات يجب الاحتفاظ به نظراً لأهميته.
ترد المعلومات من المصادر الخارجية التي تتعامل معها المؤسسات أو تنتج من مصادر متعددة داخل المؤسسات. إن معظم المعلومات تخص العمل الإداري اليومي ويجري إنشاؤها وإرسالها وتداولها ثم الاحتفاظ بها مؤقتاً أو دائماً تبعاً لطبيعة استخدامها وكيفية الاستفادة منها وضرورة الرجوع إليها. قد تكون هذه المعلومات توثيقاً للعمل اليومي وطرقه ومراحله، أو إثباتاً قانونياً للعمليات عند الخلافات، أو معلومات تراكمية تفيد في عمليات الإحصاء والمساعدة في اتخاذ القرار، أو نتائج للأعمال المنفَّذة على شكل معطيات إدارية أو مالية أو تجارية أو قانونية أو هندسية أو غيرها، وتختلف أنواع المعلومات بحسب طبيعة عمل المؤسسة: كتب، أوراق، خرائط، صور، مستندات، ملفات، الخ...
ليست كل المعلومات واجبة التسجيل، ويجب على المؤسسة اعتماد استراتيجية واضحة للأرشفة تقوم من خلالها:
• بتحديد المعلومات الواجب تسجيلها.
• تحديد التصنيفات الواجب وضع المعلومات فيها.
•تحديد المعلومات المستخدمة كحقول لفهرسة الوثائق.
•تحديد الفترة الزمنية اللازمة للاحتفاظ بالمعلومات.
•تحديد التصرف اللازم لإتلاف المعلومات عند انتهاء فترة الاحتفاظ.
الأرشفة على الوِب
وهي عملية جمع وثائق من الإنترنت وحفظها في أرشيف بحيث يمكن للباحثين المستقبليين العودة إليها. يجري جمع الأرشيف على الوِب آلياً باستخدام زواحف الوِب Web crawlers. وهي تهم المواقع الإخبارية والصحف والمجلات الإلكترونية والمدوَّنات.
يمكن للمؤسسات التي تحتاج إلى أرشفة المحتوى الخاص بها على شبكة الإنترنت لأغراض قانونية أو تنظيمية؛ استخدام برمجيات وخدمات أرشفة الوِب التي توفرها شركات متخصصة بذلك. ثمة خدمات عديدة متوفرة على الوِب يمكن استخدامها لأرشفة موارد الوِب.
مواصفات تعريف الوثائق الأرشيفية الإلكترونية
اهتم المجتمع الأرشيفي كثيراً بوضع مواصفات محدَّدة للأرشيف تضمن العمل المشترك في إطار منظومات دولية تدعم تبادل المعلومات وتجعلها متاحة للبحث وفق طرق موحَّدة. تُعدّ مواصفة الوصف الأرشيفي المرمَّز Encoded Archival Description (EAD) إحدى أكثر المواصفات الدولية استخداماً في مجال الأرشفة. وهي صيغة إلكترونية من نوع تعريف نمط الوثيقة (DTD) Document Type Definition المستخدم في توصيف وثائق لغة التأشير الموسَّعة (XML) Extended Markup Language، يجري فيها التعبير عن المعطيات المترفِّعة metadata التي تصف الو ثائق. وقد كان الهدف الأساسي من وضع هذه الصيغة الوصول إلى حل يضمن الاستقلالية عن البرمجيات التجارية ويسمح بتمثيل شامل للبيانات الوصفية المتداولة في الأرشيف.
مبادرة الأرشيفات المفتوحة (OAI)
تهدف هذه المبادرة إلى توفير منظومات بحث سهلة الاستخدام بالاعتماد على بروتوكولات وبرامج توصيفية لهيكلة البيانات ووصفها باستخدام نماذج من المعطيات المترفِّعة. وهي تعمل على توفير موارد وحلول لتسهيل عمليات البحث والاسترجاع والتبادل والنشر والتوزيع للموارد العلمية على الإنترنت.
بدأت مبادرة الأرشيفات المفتوحة باجتماع تأسيسي عام 1999 أعطى إشارة الانطلاق لمشروع تكاملي يضم أرشيفات علمية إلكترونية على الإنترنت، ويحدد جملة من التدابير العملية لبناء إطار تقني يضمن التشغيلية البينية interoperability بين مصادر المعلومات المشاركة. ثم جرى وضع بروتوكول جديد للتشغيل البيني يُعرف باسم بروتوكول تجميع المعطيات المترفعة التابع لمبادرة الأرشيفات المفتوحة Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). يوصِّف هذا البروتوكول المعطيات المترفِّعة للموارد بهدف خزنها في قواعد بيانات مركزية من دون إعادة خزن الموارد الأصلية.
تهتم هذه المبادرة بالوثائق البحثية الجامعية المنشورة أو المعدَّة للنشر، لذلك فهي تنمو بدعم من الأوساط الأكاديمية ويزداد انتشارها بازدياد المكتبات ومراكز التوثيق التي تعتمدها.
التجهيزات والبرمجيات المستخدمة
1 - التجهيزات
تتألف منظومات الأرشفة من مخدِّم رئيسي يجري حفظ المعلومات عليه، ومجموعة من المحطات المتصلة به عبر شبكة محلية تُستخدم لمسح الوثائق أو التعامل معها، ومن تجهيزات منظومات الأرشفة الماسحات scanners التي تقوم بتحويل الوثائق الورقية إلى صيغة إلكترونية.
2 - البرمجيات
تختلف برمجيات الأرشفة بحسب الوظائف والإمكانات التي تقدمها. ومن هذه البرمجيات:
-1 برمجيات مسح الوثائق الورقية وتحويلها إلى صيغة إلكترونية وفهرستها وتصنيفها لسهولة الرجوع إليها.
-2 ربط برمجيات الأرشفة بالتطبيقات البرمجية الأخرى المتوفرة ضمن المؤسسة ودعم المصاغات المألوفة للملفات النصية والصور. يمكن مثلاً ربط نظام ذاتية الموظفين بنظام أرشفة يتضمن شهاداتهم ووثائق تعيينهم والقرارات الأخرى المتعلقة بشؤونهم الشخصية أو الوظيفية.
-3 مشاركة معلومات الأرشيف بين مجموعات المستخدمين بحسب صلاحياتهم.
-4 برمجيات تسمح بتحريك الوثائق المؤرشفة بين الموظفين وربطها بالمزيد من الواصفات لاستكمال معلوماتها كسجلات تعريف أو معاملات داخلية أو صادرة أو واردة، وتسجيل حالتها أو الإجراءات المتخذة عليها.
-5 حفظ إصدارات متعددة لكل وثيقة وإدارتها بما يسمح بمعرفة تسلسل التغييرات عليها.
-التحديات
تواجه هذه - المنظومات شأنها شأن جميع البرمجيات الإدارية - عدم تقبل الموظفين، وتتعرض لمعارضة شديدة منهم خصوصاً في بداية تطبيقها، ويمكن التغلب على ذلك بإعلامهم مبكراً بخطة إدخال هذه المنظومات وأسباب استخدامها، وتوفير واجهات استخدام سهلة لها، وتدريب المستخدمين عليها، وتحقيق تكاملها مع البرامج المكتبية الشائعة والمألوفة لديهم.
كما تواجه هذه البرمجيات صعوبة حصر المعلومات الواجب أرشفتها نظراً لتشعبها. ويساعد اعتماد مراحل تدريجية لأتمتة الأعمال داخل المؤسسة على تجاوز هذه الصعوبة؛ إذ تقوم الإجرائيات المؤتمتة بتسجيل المعلومات وأرشفتها تلقائياً.
ومن التحديات أيضاً صعوبة وضع استراتيجية واضحة لإدارة الأرشيف خاصةً فيما يتعلق بمدة الاحتفاظ بالمعلومات نظراً لنقص المعرفة والكفاءات، وهنا يمكن الاعتماد على المعايير العالمية وتجارب الآخرين في هذا المجال.
يمثل الكم الكبير من الأوراق المتراكمة عبر السنين الطويلة - والتي تحتاج أرشفتها إلكترونياً إلى زمن طويل - تحدياً إضافياً. تقدِّم بعض الشركات البرمجية التي تعمل في مجال الأرشفة خدمات خاصة بإدخال الأرشيف القديم، وتوظِّف فرق عمل مختصة بذلك، تضع بين يديها نسخة أولية من البرامج التي تطوِّرها لكسب الوقت وإدخال المستندات القديمة. ويمكن أيضاً بدء الأرشفة بالمعلومات اليومية منذ تاريخ معين، ثم العودة تدريجياً إلى السنوات السابقة عند توفر الوقت والتجهيزات والعاملين.
-الآفاق المستقبلية
يرتبط مستقبل منظومات الأرشفة ارتباطاً وثيقاً بمستقبل وسائط الخزن والتطور السريع الذي يحصل في هذا المجال. وما تزال وسائط الخزن تتجه نحو تقليص الحجم والسعر وزيادة السعة وسرعة القراءة والكتابة، واليوم يمكن وضع عشرات الآلاف من الكتب على قرص DVD بتكلفة بسيطة، مع إمكانات البحث وسهولة الخزن والنقل والنسخ.
يدعو بعض المختصين إلى العودة إلى الورق لعدة أسباب منها؛ أنَّ اللصوص غالباً ما يتجاهلون سرقته لتتجه أنظارهم نحو الأجهزة الإلكترونية، ولأن الورق لا تحتاج العودة إليه إلى كهرباء، ولا يتطور أو يتغير بحيث تظهر الحاجة إلى نقله إلى وسيط جديد لئلا تنقرض وسائط قراءته، ولا يتأثر بالمجالات المغنطيسية، ويمكن أن يتحمل درجات حرارة أعلى مما تتحمله نظم التخزين الرقمي ماعدا الحرائق. وظهرت اليوم برامج أرشفة تقوم بتحويل المعلومات الرقمية إلى معلومات مطبوعة على الورق. تقوم هذه البرامج بإنشاء نسخة احتياطية ورقية من الملفات المهمة على نحو جيد؛ إذ تسمح بخزن حجم معلومات يقارب 500 كيلو بايت على ورقة واحدة بحجم A4.
يلتقي مستقبل منظومات الأرشفة من جهة أخرى مع مستقبل التنقيب في النصوص text mining، وتحاول منظومات الأرشفة الحديثة توفير إمكانات إضافية في هذا المجال. فبعد أرشفة الأوراق وتحويلها إلى شكل رقمي وتعرّف الحروف فيها؛ يتوفر كمٌّ هائل من النصوص بصيغة إلكترونية. يمكن الاستفادة من هذه النصوص أكثر إذا جرى تصنيفها آلياً ضمن موضوعات بحسب محتواها، وهذا ما يسمى بالعنقدةclustering، أو جرى توليد آلي لملخصات عنها، أو جرى ربط المعلومات الواردة فيها لاستنتاج قواعد ربط association rules أو معلومات جديدة لم تكن معروفة سلفاً، وهذا ما يهتم به اليوم علم التنقيب في النصوص.
محمد سعيد الدسوقي
يُقصد بتعبير الأرشفة في مجال الحاسوب عملية خزن الملفات أو السجلات أو أي أنواع أخرى من المعطيات على أحد وسائط الخزن بهدف العودة إليها عند الحاجة بسبب ضياع المعلومات الأصلية أو بغرض العودة إلى معلومات قديمة.
تزداد حجوم المؤسسات باستمرار ويزداد معها ما تحتفظ به من مستندات ووثائق وتبرز الحاجة إلى تصنيفها وفهرستها لضمان سهولة العودة إليها والاستفادة منها، ولم تعد وسائل الخزن التقليدية والتعامل اليدوي مع البيانات الورقية تكفي لحفظ المعلومات واستعادتها. يُضاف إلى ذلك المثالب المتعلقة بهدر الوقت والجهد والمال في عمليات خزن الوثائق الورقية والبحث ضمنها، خاصةً مع النمو المتزايد في حجم هذه الوثائق. لذا تلجأ المؤسسات اليوم إلى استخدام منظومات أرشفة archiving systems حاسوبية تسمح بتحويل الوثائق الورقية إلى صيغة إلكترونية لضمان سهولة التعامل معها وسرعته. توفِّر بعض هذه المنظومات تعاملاً إلكترونياً كاملاً مع البيانات بحيث تصل إلى الاستغناء عن الأوراق. يكون ذلك باعتماد آلية عمل مؤتمتة يجري فيها خزن البيانات والتعامل معها داخل المؤسسة وتبادلها مع المؤسسات الأخرى بصيغتها الإلكترونية. يمكن أن توفر هذه المنظومات مجموعة متكاملة من العمليات فتسمح بالخزن الحاسوبي الآمن والاقتصادي للمعطيات بصيغ مختلفة، وتسمح بتحويل الوثائق الورقية مع تعرّف محتوياتها النصية، وتمكِّن من التصنيف الهرمي والفهرسة والتلخيص، وتقدم عمليات البحث والاسترجاع والتعامل مع النسخ المتعددة وإنجاز المعاملات حاسوبياً، وتتكامل مع قواعد المعطيات والتطبيقات الحاسوبية الأخرى كالبريد الإلكتروني ومحرِّرات النصوص.
يُفهم ضمنياً من الأرشفة الاحتفاظ بالمعلومات التي مضى على استخدامها مدة زمنية طويلة ولن تطرأ عليها أي تعديلات مستقبلية؛ بهدف الرجوع إليها عند الحاجة.
هنالك مسميات عديدة تدخل تحت نطاق منظومات الأرشفة مثل الأرشفة الإلكترونية، أو «الصادر والوارد»، أو متابعة المعاملات، أو متابعة المهام، أو تطبيقات سير العمل. أما برمجيات الأرشفة فتُسمى أيضاً أنظمة إدارة الوثائق Document Management System (DMS) .
طرق جمع المعلومات
لم تعد السجلات التي يُرغب في الاحتفاظ بها محصورة في الورق فقط، بل أصبحت تشمل عدداً من مصادر المعلومات لا تقل أهمية عن المستندات الورقية. ومن أهم هذه المصادر: البريد الإلكتروني والرسائل النصية وصفحات المواقع الإلكترونية والمعلومات المرسلة عبر الشبكات الاجتماعية، أو أي نوع آخر من المعلومات يجب الاحتفاظ به نظراً لأهميته.
ترد المعلومات من المصادر الخارجية التي تتعامل معها المؤسسات أو تنتج من مصادر متعددة داخل المؤسسات. إن معظم المعلومات تخص العمل الإداري اليومي ويجري إنشاؤها وإرسالها وتداولها ثم الاحتفاظ بها مؤقتاً أو دائماً تبعاً لطبيعة استخدامها وكيفية الاستفادة منها وضرورة الرجوع إليها. قد تكون هذه المعلومات توثيقاً للعمل اليومي وطرقه ومراحله، أو إثباتاً قانونياً للعمليات عند الخلافات، أو معلومات تراكمية تفيد في عمليات الإحصاء والمساعدة في اتخاذ القرار، أو نتائج للأعمال المنفَّذة على شكل معطيات إدارية أو مالية أو تجارية أو قانونية أو هندسية أو غيرها، وتختلف أنواع المعلومات بحسب طبيعة عمل المؤسسة: كتب، أوراق، خرائط، صور، مستندات، ملفات، الخ...
ليست كل المعلومات واجبة التسجيل، ويجب على المؤسسة اعتماد استراتيجية واضحة للأرشفة تقوم من خلالها:
• بتحديد المعلومات الواجب تسجيلها.
• تحديد التصنيفات الواجب وضع المعلومات فيها.
•تحديد المعلومات المستخدمة كحقول لفهرسة الوثائق.
•تحديد الفترة الزمنية اللازمة للاحتفاظ بالمعلومات.
•تحديد التصرف اللازم لإتلاف المعلومات عند انتهاء فترة الاحتفاظ.
الأرشفة على الوِب
وهي عملية جمع وثائق من الإنترنت وحفظها في أرشيف بحيث يمكن للباحثين المستقبليين العودة إليها. يجري جمع الأرشيف على الوِب آلياً باستخدام زواحف الوِب Web crawlers. وهي تهم المواقع الإخبارية والصحف والمجلات الإلكترونية والمدوَّنات.
يمكن للمؤسسات التي تحتاج إلى أرشفة المحتوى الخاص بها على شبكة الإنترنت لأغراض قانونية أو تنظيمية؛ استخدام برمجيات وخدمات أرشفة الوِب التي توفرها شركات متخصصة بذلك. ثمة خدمات عديدة متوفرة على الوِب يمكن استخدامها لأرشفة موارد الوِب.
مواصفات تعريف الوثائق الأرشيفية الإلكترونية
اهتم المجتمع الأرشيفي كثيراً بوضع مواصفات محدَّدة للأرشيف تضمن العمل المشترك في إطار منظومات دولية تدعم تبادل المعلومات وتجعلها متاحة للبحث وفق طرق موحَّدة. تُعدّ مواصفة الوصف الأرشيفي المرمَّز Encoded Archival Description (EAD) إحدى أكثر المواصفات الدولية استخداماً في مجال الأرشفة. وهي صيغة إلكترونية من نوع تعريف نمط الوثيقة (DTD) Document Type Definition المستخدم في توصيف وثائق لغة التأشير الموسَّعة (XML) Extended Markup Language، يجري فيها التعبير عن المعطيات المترفِّعة metadata التي تصف الو ثائق. وقد كان الهدف الأساسي من وضع هذه الصيغة الوصول إلى حل يضمن الاستقلالية عن البرمجيات التجارية ويسمح بتمثيل شامل للبيانات الوصفية المتداولة في الأرشيف.
مبادرة الأرشيفات المفتوحة (OAI)
تهدف هذه المبادرة إلى توفير منظومات بحث سهلة الاستخدام بالاعتماد على بروتوكولات وبرامج توصيفية لهيكلة البيانات ووصفها باستخدام نماذج من المعطيات المترفِّعة. وهي تعمل على توفير موارد وحلول لتسهيل عمليات البحث والاسترجاع والتبادل والنشر والتوزيع للموارد العلمية على الإنترنت.
بدأت مبادرة الأرشيفات المفتوحة باجتماع تأسيسي عام 1999 أعطى إشارة الانطلاق لمشروع تكاملي يضم أرشيفات علمية إلكترونية على الإنترنت، ويحدد جملة من التدابير العملية لبناء إطار تقني يضمن التشغيلية البينية interoperability بين مصادر المعلومات المشاركة. ثم جرى وضع بروتوكول جديد للتشغيل البيني يُعرف باسم بروتوكول تجميع المعطيات المترفعة التابع لمبادرة الأرشيفات المفتوحة Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). يوصِّف هذا البروتوكول المعطيات المترفِّعة للموارد بهدف خزنها في قواعد بيانات مركزية من دون إعادة خزن الموارد الأصلية.
تهتم هذه المبادرة بالوثائق البحثية الجامعية المنشورة أو المعدَّة للنشر، لذلك فهي تنمو بدعم من الأوساط الأكاديمية ويزداد انتشارها بازدياد المكتبات ومراكز التوثيق التي تعتمدها.
التجهيزات والبرمجيات المستخدمة
1 - التجهيزات
تتألف منظومات الأرشفة من مخدِّم رئيسي يجري حفظ المعلومات عليه، ومجموعة من المحطات المتصلة به عبر شبكة محلية تُستخدم لمسح الوثائق أو التعامل معها، ومن تجهيزات منظومات الأرشفة الماسحات scanners التي تقوم بتحويل الوثائق الورقية إلى صيغة إلكترونية.
2 - البرمجيات
تختلف برمجيات الأرشفة بحسب الوظائف والإمكانات التي تقدمها. ومن هذه البرمجيات:
-1 برمجيات مسح الوثائق الورقية وتحويلها إلى صيغة إلكترونية وفهرستها وتصنيفها لسهولة الرجوع إليها.
-2 ربط برمجيات الأرشفة بالتطبيقات البرمجية الأخرى المتوفرة ضمن المؤسسة ودعم المصاغات المألوفة للملفات النصية والصور. يمكن مثلاً ربط نظام ذاتية الموظفين بنظام أرشفة يتضمن شهاداتهم ووثائق تعيينهم والقرارات الأخرى المتعلقة بشؤونهم الشخصية أو الوظيفية.
-3 مشاركة معلومات الأرشيف بين مجموعات المستخدمين بحسب صلاحياتهم.
-4 برمجيات تسمح بتحريك الوثائق المؤرشفة بين الموظفين وربطها بالمزيد من الواصفات لاستكمال معلوماتها كسجلات تعريف أو معاملات داخلية أو صادرة أو واردة، وتسجيل حالتها أو الإجراءات المتخذة عليها.
-5 حفظ إصدارات متعددة لكل وثيقة وإدارتها بما يسمح بمعرفة تسلسل التغييرات عليها.
 |
| تجهيزات منظومات الأرشفة |
تواجه هذه - المنظومات شأنها شأن جميع البرمجيات الإدارية - عدم تقبل الموظفين، وتتعرض لمعارضة شديدة منهم خصوصاً في بداية تطبيقها، ويمكن التغلب على ذلك بإعلامهم مبكراً بخطة إدخال هذه المنظومات وأسباب استخدامها، وتوفير واجهات استخدام سهلة لها، وتدريب المستخدمين عليها، وتحقيق تكاملها مع البرامج المكتبية الشائعة والمألوفة لديهم.
كما تواجه هذه البرمجيات صعوبة حصر المعلومات الواجب أرشفتها نظراً لتشعبها. ويساعد اعتماد مراحل تدريجية لأتمتة الأعمال داخل المؤسسة على تجاوز هذه الصعوبة؛ إذ تقوم الإجرائيات المؤتمتة بتسجيل المعلومات وأرشفتها تلقائياً.
ومن التحديات أيضاً صعوبة وضع استراتيجية واضحة لإدارة الأرشيف خاصةً فيما يتعلق بمدة الاحتفاظ بالمعلومات نظراً لنقص المعرفة والكفاءات، وهنا يمكن الاعتماد على المعايير العالمية وتجارب الآخرين في هذا المجال.
يمثل الكم الكبير من الأوراق المتراكمة عبر السنين الطويلة - والتي تحتاج أرشفتها إلكترونياً إلى زمن طويل - تحدياً إضافياً. تقدِّم بعض الشركات البرمجية التي تعمل في مجال الأرشفة خدمات خاصة بإدخال الأرشيف القديم، وتوظِّف فرق عمل مختصة بذلك، تضع بين يديها نسخة أولية من البرامج التي تطوِّرها لكسب الوقت وإدخال المستندات القديمة. ويمكن أيضاً بدء الأرشفة بالمعلومات اليومية منذ تاريخ معين، ثم العودة تدريجياً إلى السنوات السابقة عند توفر الوقت والتجهيزات والعاملين.
-الآفاق المستقبلية
يرتبط مستقبل منظومات الأرشفة ارتباطاً وثيقاً بمستقبل وسائط الخزن والتطور السريع الذي يحصل في هذا المجال. وما تزال وسائط الخزن تتجه نحو تقليص الحجم والسعر وزيادة السعة وسرعة القراءة والكتابة، واليوم يمكن وضع عشرات الآلاف من الكتب على قرص DVD بتكلفة بسيطة، مع إمكانات البحث وسهولة الخزن والنقل والنسخ.
يدعو بعض المختصين إلى العودة إلى الورق لعدة أسباب منها؛ أنَّ اللصوص غالباً ما يتجاهلون سرقته لتتجه أنظارهم نحو الأجهزة الإلكترونية، ولأن الورق لا تحتاج العودة إليه إلى كهرباء، ولا يتطور أو يتغير بحيث تظهر الحاجة إلى نقله إلى وسيط جديد لئلا تنقرض وسائط قراءته، ولا يتأثر بالمجالات المغنطيسية، ويمكن أن يتحمل درجات حرارة أعلى مما تتحمله نظم التخزين الرقمي ماعدا الحرائق. وظهرت اليوم برامج أرشفة تقوم بتحويل المعلومات الرقمية إلى معلومات مطبوعة على الورق. تقوم هذه البرامج بإنشاء نسخة احتياطية ورقية من الملفات المهمة على نحو جيد؛ إذ تسمح بخزن حجم معلومات يقارب 500 كيلو بايت على ورقة واحدة بحجم A4.
يلتقي مستقبل منظومات الأرشفة من جهة أخرى مع مستقبل التنقيب في النصوص text mining، وتحاول منظومات الأرشفة الحديثة توفير إمكانات إضافية في هذا المجال. فبعد أرشفة الأوراق وتحويلها إلى شكل رقمي وتعرّف الحروف فيها؛ يتوفر كمٌّ هائل من النصوص بصيغة إلكترونية. يمكن الاستفادة من هذه النصوص أكثر إذا جرى تصنيفها آلياً ضمن موضوعات بحسب محتواها، وهذا ما يسمى بالعنقدةclustering، أو جرى توليد آلي لملخصات عنها، أو جرى ربط المعلومات الواردة فيها لاستنتاج قواعد ربط association rules أو معلومات جديدة لم تكن معروفة سلفاً، وهذا ما يهتم به اليوم علم التنقيب في النصوص.
محمد سعيد الدسوقي