تعرف معنا .. كيف تكتب البريد الإلكتروني

كيف تكتب البريد الإلكتروني


البريد الإلكتروني هو أحد أكثر وسائل التواصل المنتشرة، والتي تتيح إنشاء ونقل وتلقي وتبادل المعلومات والرسائل بشكل مجاني عبر نظام اتصال إلكتروني آمن، يُستخدم في تبادل الرسائل البريدية الرسمية وغير الرسمية، سواء أكنت تكتب لمراسلة أحد أصدقائك للاتفاق للخروج إلى السينما أو تراسل مديرك في العمل، كل ذلك متاح وإليك كيفية كتابة البريد الإلكتروني وأهم النصائح التي يتوجب عليك اتباعها قبل البدء بالمراسلة.

حقول رسالة البريد الإلكتروني


عند فتح رسالة بريد إلكتروني جديدة ستظهر النافذة بالشكل التالي، حيث تتألف من عدة حقول لكل منها وظيفة محددة وفق الآتي:

• الحقل "من" (From): المخصص لكتابة البريد الإلكتروني للشخص المُرسِل للرسالة، ويتم ملؤه تلقائيًا عند فتح رسالة جديدة.
• الحقل "إلى" (To): لإدخال عنوان البريد الإلكتروني للشخص المراد إرسال الرسالة إليه، ويملأ في حال فتح رسالة جديدة إما بكتابة العنوان يدويًا أو تحديده من جهات الاتصال، أمّا عند الإجابة على رسالة واردة فيملأ تلقائيًا، وفي حال اختيار أكثر من عنوان فيتم الفصل بينهما بفاصلة ومسافة.
• حقل الموضوع (Subject): المكان المخصص لكتابة عنوان يتكون من بضع كلمات حول موضوع الرسالة ومحتوياتها، بحيث يمكّن المستلم من أخذ لمحة سريعة عن الرسالة دون الحاجة إلى فتحها وقراءتها بالكامل، وهو حقل اختياري يمكن تخطيه.
• حقل النسخة الكربونية (CC): يتيح هذا الحقل إمكانية تحديد مجموعة من الأشخاص غير المُدرجة عناوينهم ضمن الحقل "إلى" لاستلام نسخة متطابقة عن الرسالة المرسلة، بحيث يمكن لجميع هؤلاء معرفة من استلم الرسالة غيرهم، وهو حقل اختياري أيضًا يمكن تخطيه.
• حقل النسخة الكربونية المخفية (BCC): يشبه هذا الحقل في وظيفته الحقل السابق إلا أنّه يتميز عنه بأنّ الأشخاص المحددين ضمنه لن يتم إعلامهم بعناوين الآخرين الذين تلقوا نسخة عن الرسالة، وهو حقل اختياري أيضًا.
• حقل النص: هو الحقل المخصص لكتابة محتوى الرسالة، ويمكن أن يحتوي على توقيه المُرسل في أسفله، بشكل مشابه للرسائل اليدوية.

نصائح عند كتابة وإرسال الإيميل


إن لم تكن متمكنًا من نفسك عند البدء بكتابة رسالة البريد الإلكتروني إليك هذه النصائح المساعدة:

• حدد هدفك من الرسالة: أولًا يجب عليك تحديد الإجراء الذي سيقوم به من يستلم رسالتك بعد أن يقرأها، لذا حاول تضمين رسالتك كل ما يلزم ويدعم هذا الإجراء، مثلًا لو كنت ترغب بأن يراجع المستلم تقريرًا ما مرفقًا في الرسالة، قمّ بإخباره عن ماهية هذا التقرير وما يحتويه ولماذا عليه قراءته.
• راعي الجهة المستلمة: تحدد طبيعة الجهة المرسل إليها البريد نبرة الصوت التي يكتب فيها نص الرسالة، مثلًا إن كنت ترسل البريد لأحد الأصدقاء المقربين يمكنك كتابة ما تشاء ضمن الرسالة، أمّا إن كنت تراسل مديرًا أو مسؤولًا عليك في العمل فاجعل الرسالة ذات طبيعة رسمية خالية من الأخطاء والنكات وأي شيء آخر غير ضروري.
• اختصر: ليس جميع المستلمين لديهم الوقت الكافي لقراءة رسائلك البريدية، لذا حاول الاختصار قدر الإمكان دون أن يؤثر ذلك على الموضوع الرئيسي، كما لا تحاول ذكر العديد من المواضيع في رسالة واحدة لأن ذلك يجعلها طويلة وصعبة القراءة.
• دقق الرسالة جيدًا: الرسائل الخالية من الأخطاء تُظهر مدى الاجتهاد والاحتراف، لذا قبل إرسال الرسالة تحقق جيدًا من خلوها من أي أخطاء إملائية أو نحوية، وتأكد من تضمين المرفقات المتعلقة بها.
• استخدام آداب الكلام: ابدأ رسالتك بالسلام والتحية دائمًا واختمها بصيغة مهذبة لطيفة، مع مراعاة طبيعة المتلقي ووقته.
• ابقى متابعًا: عند التعامل مع الأشخاص الذين يتلقون الكثير من الرسائل، قد لا ينته هؤلاء لرسالتك أو ينسوا الرد عليها، لذا انتظر بعض الوقت إن لم يتم الرد عليك، حاول تذكيرهم بك برسالة أخرى ودية.

كيف أكتب البريد الإلكتروني


في البداية قبل البدء بكتابة رسالة البريد يجب عليك أن تستخدم عنوان بريد إلكتروني ذو صيغة رسمية، حاول أن يكون اسم المستخدم اسمك الحقيقي مع إضافة بعض النقط أو الأرقام أو الخطوط السفلية (_) لتأمين ذلك، كما يتوجب عليك استخدام نمط خط واضح واحترافي بعيد عن الزخرفة والخطوط المائلة أو الملونة، يمكنك استخدام النمط Times New Roman أو Arial.

الآن، يمكنك البدء بكتابة رسالتك البريدية وفق الآتي:

1. حدد عنوان البريد الإلكتروني للمستلم في الحقل "إلى".
2. في حقل الموضوع، اكتب عنوان قصير ودقيق لرسالتك، استخدم كلمات رئيسية تشير إلى مضمون الرسالة
3. ابدأ نص الرسالة بتحية للمستلم، من المفضل مخاطبة المستلم باسمه إن كنت تعرفه، مثل السيد ... أو السيدة ...، متبوعً بنقطتين أو فاصلة، أمّا إن كنت لا تعرف المتلقي فاستخدم صيغ التحية مثل سيدي العزيز أو سيدتي العزيزة، وتجنب استخدام صيغ التحية غير الرسمية.
4. عرّف عن نفسك في بداية الرسالة، وخاصةً إن كنت تراسل شخصًا لا تربطك به أي علاقة حاليًا.
5. رتب المعلومات التي تريد كتابتها في الرسالة بحسب الأولوية، ضّع الموضوع الأهم في البداية ثمّ المواضيع الأقل أهمية، وحاول الدخول بالموضوع مباشرةً لعدم إطالة الرسالة وإضاعة وقت القارئ لكن مع الانتباه إلى اللباقة في الحديث.
6. اختم رسالتك بشكل لائق مثلما بدأتها.
7. ضمّن جميع المرفقات الضرورية، لكن مع مراعاة عددها وحجمها، وضع ملاحظة في نص الرسالة لوجود تلك المرفقات لإعلام المستلم بها، مثل القول: "أرفق لك نسخةً عن سيرتي الذاتية بتنسيق PDF".
8. دقق رسالتك من حيث القواعد الإملائية والمحتوى، وتجنب ذكر أي معلومات خاصة أو حساسة مثل كلمات المرور أو أرقام الحسابات البنكية على اعتبار أنّ تلك الرسائل عرضة للاختراق في أي وقت.