لنتعرف .. كيفية استخدام تريلو ،والميزات والمهام التي تقدّمها منصة المشاريع الفريدة

كيفية استخدام تريلو

مع تزايد أعداد المشاريع المنظمة عبر الإنترنت حديثًا، وبسبب أننا أصبحنا في سباقٍ مع الزمن لإنتاج المزيد من الأعمال في وقتٍ قصيرٍ، وبتنظيمٍ وترتيبٍ جيّدين، بعيدًا عن المشاكل التي قد تواجه أيًّا منا ضمن إطار العمل، نقدم إليك أحد أكثر البرامج المستخدمة في تنظيم الأعمال السهلة والمعقدة على حدٍّ سواء... تريللو (Trello)، إذن لنتعرف أكثر على كيفية استخدام تريلو والميزات التي تقدّمها منصة المشاريع الفريدة هذه.


تريلو Trello


هو منصةٌ اجتماعيةٌ لتنظيم مختلف الأعمال والمشاريع سواءً الصغيرة أو الكبيرة والمعقدة، حيث تساعد في تقسيم الأعمال بين فريق العمل؛ إذ تحتوي على مجموعةٍ من القوائم (Boards)، وتعمل كل مجموعةٍ من الفريق على قائمةٍ محددةٍ، ويمكّننا التطبيق من متابعة مجريات العمل عن كثبٍ، حيث يعطي إشعاراتٍ دائمةً حول نشاط كل فردٍ، ويكون تريلو عبارةً عن قوائمَ خاصة بهذه الأعمال، كل قائمةٍ مليئة ببطاقات العمل (Cards) التي تخص أحد الأفراد..

كيفية استخدام تريلو


بعد تثبيت التطبيق، ادخل إليه بالنقر على أيقونته، وبعد إدخال حسابك وكلمة السر، ستظهر لك واجهة العمل الرئيسية:

1. من الثلاث نقط أعلى ويمين الشاشة يمكنك تعديل صفحتك واسمك وإضافة صورة، ويمكنك البدء بإضافة قوائم عملٍ أو معرفة قوائم عملك إذا كنت عضوًا في مجموعة العمل.
2. كل قائمةٍ تحتوي الكثير من بطاقات العمل التي يمكنك إضافتها أو قد تكون مضافةً باسمك من قبل رئيسك.
3. عندما تفتح أحد البطاقات، سيظهر لك ما يلي:
   * مكان لإضافة تعليق أو تحميل مرفق خاص بعملك (Add Comment)، فمثلًا بإمكانك ذكر رئسيك في العمل في التعليق للتأكد من أنه استلم إشعارًا.
   * مكان لتسمية بطاقة عملك.
   * مكان لإضافة المزيد من الأعضاء (Members) إلى قائمة عملك.
   * خانة باسم تاريخ الاستحقاق (Due Date)، وتستخدم لتحديد وقتٍ محددٍ لإنجاز العمل، بالتالي لن تفوتك المهام.
   * يمكنك التحقق من اكتمال عملك على أكمل وجهٍ بالتحقق من قائمة المراجعة (Checklist).
   * يمكنك نقل بطاقة عملك من قائمةٍ إلى أخرى عبر اختيار نقل (Move).
4. شغّل زر تفعيل الإشعارات على الفور لتصلك الإشعارات بالمهام وغيرها أينما كنت، سواءً داخل التطبيق أو خارجه وذلك من الإعدادات، ثم تفعيل الإشعارات.
5. يوجد شريط عناوين في الأعلى عندما تفتح التطبيق، يساعدك على البحث عن البطاقات الخاصة بك، فلا يضيع وقتك في البحث، فقط اكتب اسم البطاقة وسيجلبها لك على الفور.
6. يمكنك تلقي إشعارات تريلو وإنجاز أعمال بطاقاتك والرد عبر بريدك الإلكتروني دون فتح التطبيق أيضًا!
7. تريلو تطبيقٌ آمنٌ ويحافظ على خصوصية بياناتك حيث يتم إرسالها عبر اتصالٍ آمنٍ (HTTPS أو شهادة الأمان SSL)، ويحتفظ بنسخٍ احتياطيةٍ من البيانات في حال وقوع أخطاء أو اختراق.
8. من الجدير بالذكر أنه يمكنك تنزيل تطبيق تريلو والعمل عليه في تطبيقات الأجهزة كافة مثل الأندرويد والآيفون، والآيباد والأجهزة اللوحية الأخرى. .

المهام على تريلو


تريلو ليس حكرًا على تنظيم المشاريع فقط، إذ يمكنك استخدامه لتنظيم تفاصيل حياتك، وذلك يعتمد في الواقع على كيفية استخدام تريلو وتسخيره في المهام المختلفة، حيث يستخدمه الناس لتنظيم عطلاتهم مع العائلة وأحيانًا لتنظيم حفلات الزفاف!
لنلقي نظرةً عن بعض ما تستطيع فعله مع تريللو:

• تنظيم يومك: حيث لكلٍ منا مشاغله ومهامه التي ينسى فعل بعضٍ منها لكثرتها أحيانًا، مع تريلو، تستطيع جمع مهامك اليومية في قوائمَ للحصول على نظرةٍ شاملةٍ لما يتوجب عليك فعله، وتحديد وقتٍ لأدائها، فمثلًا قائمة باسم (أسرتي) وأخرى باسم (العمل) وغيرها…
• تتبع الوقت تلقائيًّا: الوقت مشكلةٌ كبيرةٌ بالنسبة لأغلبنا، وإدخال الوقت يدويًّا في تريلو من أجل إنجاز الأعمال قد يسبب لك صداعًا ومللًا، لذلك تريلو أعطاك الحل، يمكنك ربط تطبيق تريلو مع أداة RescueTime لتنظيم الوقت وذلك عن طريق تطبيق Zapier الخاص بإدارة المهام بين التطبيقات.
• حفظ وجباتك الأسبوعية أو الشهرية: عادةً ما تتأفف الأمهات من موضوع التفكير وإعداد الأطعمة يوميًّا، يوفر تريلو خطة وجبات ممتازة لمدة أسبوع أو شهر مثلًا، أنشئي قائمةً خاصةً بوجباتك وخصصي بطاقةً لكل وجبةٍ مع إضافة تعليقٍ بمكوناتها حتى لا يفوتك شيء، وأضيفي تاريخًا ليوم الوجبة المخصص، بإمكانك عرض التقويم على اللوحة الرئيسية وذلك من خلال فتح قائمة اللوحة واختيار Power-Ups، ثم انقر على Add Calender، يمكنك حينها رؤية خطة وجباتك حسب الأسبوع أو الشهر.
• استخدامه لتنظيم حصصك الدراسية: يمكنك تخصيص قوائم بكل الحصص مثل اللغات والرياضيات والتاريخ… فمثلًا، بالدخول إلى قائمة حصص اللغة الإنكليزية مع بطاقةٍ لكل حصةٍ وإدخال وصفٍ لما فعلته والواجبات المطلوب منك إنجازها، ويمكّنك تريلو من التحقق من إنجازاتك، بمجرد انتهائك من واجباتك على قائمتك، انقل ما فعلته إلى القائمة التالية، والتي تخص مدرّسك مثلًا، ليقوم بتدقيق عملك ومن ثم قد ينقل هو نتائج عملك (الدرجات المستحقة) إلى القائمة الأخيرة (يسميها الدرجات مثلًا).
• يساعد تريلو أيضًا الطلاب -وبخاصةٍ طلاب الجامعات- على تنظيم مشاريعهم الجامعية حيث يمكنك إضافة أعضاءَ (أصدقائك مثلًا) إلى قائمة العمل، وذلك بالكتابة في التعليقات أسماء الأعضاء Members الذي تريد، يمكنك البدء بالرمز @ لمساعدتك على اختيار الاسم.
• كما يستخدمه القرّاء لتنظيم كتبهم ومواعيد قراءتها، وعاشقي متابعة الأفلام والبرامج التلفزيونية، والمسؤولين عن العقارات والضرائب والاستثمارات والكثير غيرهم، وذلك يعتمد على كيفية استخدام تريللو وتوظيف ميزاته الكثيرة.