إليكم .. طريقة كتابة خطاب رسمي

طريقة كتابة خطاب رسمي


الخطاب الرسمي هو إلقاء كلمة أو حديث رسمي على منصّة مرتفعة أمام جمهور واسع، والخطاب الناجح هو ما يركّز صاحبه عند كتابته على هدفين أساسيين؛ التأثير بالجمهور وترك انطباع جيد عنده، وتقديم بعض المعلومات القيمة والمفيدة له.

هيكل الخطاب الناجح


هناك العديد من النقاط التي يجب الالتزام والاهتمام بها في هيكل الخطاب لتقديمه بالشكل الناجح، إذ يجب:

• يشرع بعبارة عن مقدمة وخمس نقاط أساسية مدعومة بالأدلّة (مثل الإحصائيات والاقتباسات والأمثلة والحكايات) وخاتمة، مع استخدام بنية مرقّمة.
• يتألّف من جملٍ قصيرة، فلا تتعدى الجملة الواحدة 12 كلمة.
• أن يكون حجم المقدمة مناسبًا، فلا تكون كبيرة كي لا يطول الوقت قبل البدء بالخطاب.
• استخدام الكلمات والمصطلحات الملموسة والواقعية.
• أن تكون لغة الخطاب بسيطة وواضحة ومفهومة، والابتعاد عن التعابير المُبهمة والمعقدة.
• أن يكون العنوان مناسبًا لموضوع الخطاب.
• أن تكون المقدمة والخاتمة أجزاء أساسية من الخطاب ولهما دور في نجاحه وتأثير على الجمهور فلا يجوز إهمالهم.

كيفية كتابة الخطابات الرسمية


عزيزي المخاطِب، الموضع ليس سهلًا ولا معقدًا أيضًا، فالتساهل والتوتر أخطر أعداء لك على المنصة، لذلك فكّر وابحث وتعمق كثيرًا في موضوعك عند كتابة خطاب رسمي، بالإضافة لذلك هناك العديد من الأمور التي ستساعدة على النجاح يُفضل التقيد بها:

• الجمهور
  تذكّر، جمهورك بانتظار شيئين هما مسارك ووجهتك، فاتجاه مسارك والسبب في ذلك هي عبارة عن إشارات استفهام لديهم، لذلك ركز على الترتيب والبساطة وابتعد عن أي شيء مربك أو غريب أو متناقض.
  هناك العديد من الأمور لجذب الجمهور التي عليك إدراكها قبل فوات الأوان، وأولها اختيار الموضوع والطريقة التي تناسب الجمهور. قد ينجذب جمهور من المراهقين مثلًا لموضوع مختلف تمامًا عما يجذب أساتذة أو أطباء وهكذا. كما يختلف الموضوع باختلاف غايتك من الخطاب، هل الغاية إقناع أم مناقشة أم نصيحة أم ترويج لشيء ما؟ لذلك يجب عليك أنت كمخاطِب أن تسأل نفسك دائمًا من هو جمهورك؟ وما هي غايتك؟
• الافتتاح
  البداية يجب أن تكون جذّابة، فهي من سيقود الجمهور إما لمتابعة الخطاب بشغف أو للملل. لذلك يجب عليك التفكير مليًّا بالطريقة المناسبة للجمهور والموضوع ، قد تنجح الفكاهة قد ينجح الحزن وربما الخوف هذا متوقف عليك، فتركيز الجمهور ومشاعره متعلقة بأسلوبك وكلماتك.
  فإذا كان الخطاب تحفيزيًّا لتخفيف الوزن فبإمكانك مثلًا البدء بعبارة من قبيل "منذ عدة سنوات وأنا عاجز عن صعود الدرج دون التوقف عدة مرات لأخذ استراحة".
• تنظيم الخطاب
  من المهم أن يبقى الجمهور ضمن إطار الخطاب ولا يخرج عنه أبدًا، وهذا الأمر متعلق بك بنسبة كبيرة، لتحقيق هذه المهمة عليك كتابة الخطاب الرسمي بالتركيز على النقاط الأهم وطرح كل منها ضمن ترتيب منطقي، وذلك بعد طرح الموضوع وتوفير السياق. والأهم من هذا وذاك تدعيم كل نقطة من الموضوع بالأمثلة والحقائق والمعلومات والإحصائيات لضمان تقيدم شرح وافي.
• حافظ على ارتباطك بجمهورك
  البداية يجب أن تكون جذّابة، فهي من سيقود الجمهور إما لمتابعة الخطاب بشغف أو للملل. لذلك يجب عليك التفكير مليًا بالطريقة المناسبة للجمهور والموضوع ، قد تنجح الفكاهة قد ينجح الحزن وربما الخوف هذا متوقف عليك، فتركيز الجمهور ومشاعره متعلقة بأسلوبك وكلماتك.
  فإذا كان الخطاب تحفيزي لفقدان الوزن فبإمكانك مثلًا البدء ب (منذ عدة سنوات وأنا عاجز عن صعود الدرج دون التوقف عدة مرات لأخذ استراحة).
• أفكار جديدة وموجزة
  أن تكون فكرة الخطاب جديدة وليست مستهلكة من قبل، شرحها بطريقة واضحة وموجزة، ولتحقيق ذلك يجب طرح نظرة عامة ومختصرة عن الموضوع وثم الانتقال إلى صلب الموضوع وشرحه بالتفصيل ووجهة نظرك فيه ومن ثم تلخيص الموضوع بعد الانتهاء من الشرح.
• الانتقالات
  من المهم عند كتابة خطاب رسمي أيضًا الانتقال حسب بين الأفكار بشكل سلس ومنظم كي لا يتشتت الجمهور وتضيع الأفكار، ومن والعبارات الانتقالية الشائعة:
  ثم - التالي - قبل - بعد - أولًا - ثانيًا - في تلك اللحظة -الأسبوع التالي
• النهاية
  عند اقتراب النهاية، يجب أن يكون حماس الجمهور للموضوع لا زال متوقدًا لانتقاله إلى الخطوة التالية وهي اكتشاف المزيد والمشاركة في حل المشكلة التي طرحتها ومن ثم جاهزيته التنفيذ. كما يُفضل أن تكون النهاية بشكل تمهيدي وليس فجأة، وذلك من خلال خطاب الجمهور بالعديد من العبارات مثل:
  أتمنى أن تكون أفكاري التي طرحتها ذات حيز لديكم بعد خروجكم.
  شكرًا لكم على الإصغاء.
  رسالتي الأخيرة لك هي…