تويت
تصميم الوظيفة
تصميم الوظيفة أو التصميم الوظيفي (Job Design) [1]
هو مصطلح يشير إلى المرحلة الأخيرة من مراحل تحليل العمل أو الوظائف، وقد حَظي تصميم الوظائف باهتمامٍ كبيرٍ من قِبل الباحثين والمتخصصين في علم الإدارة؛ وذلك لعلاقته بطبيعة ونوعية العمل، وكذلك لارتباطه بمستقبل مسار الأفراد الوظيفي، ويمكننا تعريفه بأنه نشاط ذهني متخصص يتضمن اتخاذ القرارات والإجراءات لتحديد الأنشطة والواجبات التي تتطلبها الوظيفة وتجميعها تحت مسماها الوظيفي وأيضًا تحديد خصائص وسمات الفرد المتقدم للوظيفة في ظل ظروف بيئة العمل ونطاق صلاحياته ومدى سلطاته وماهية المسؤوليات الملقاة على عاتقه وبما يحقق رغبات الأفراد وأهداف المنظمة.
أهداف تصميم الوظيفة[2]
عند تقييم نجاح نشاط تصميم الوظائف فإنه يُنظر إلى مدى قدرته على إتاحة الفرصة الكافية للأفراد العاملين في إظهار قدراتهم وإمكاناتهم ودفعهم للإبداع في أعمالهم وإنجاز المهام المطلوبة منهم مما يعني بالتالي تحسين مستوى أدائهم ورفع درجة كفاءتهم في العمل فتحقق بذلك أهداف المنظمة التي خططت لها حين نشأتها.
ولذلك كله تسعى المنظمة إلى تحقيق أهداف عديدة منها:
وتشمل هذه الأهداف الاقتصادية تحسين الإنتاجية وجودة المخرجات؛ فعندما يشعر الفرد العامل عند تصميم وظيفته بأنها صُممت كما يريد سيشعر بالرضا تجاه عمله، فيحرص إلى زيادة نسبة إنتاجيته فيها، وترتفع بذلك روحه المعنوية مما يشكل عامل دافعية له للإبداع والابتكار في مجال عمله، ويؤدي هذا إلى تقليله للهدر والفاقد في الإنتاج والوقت اللازم لإنجاز مهامه، وهكذا يزيد العائد بالنسبة للمنظمة.
حيث أن الاختيار السليم للعمليات والأدوات والمعدات وطريقة العمل والأفراد عند تصميم الوظائف، يساعد في تحديد أفضل التكنولوجيا لاستخدامها في العمل بحيث يؤخذ في عين الاعتبار عند اختيارها مناسبتها للأفراد وملائمتها لطبيعة العمل وبيئته.
بتحقيق المنظمة للملائمة بين الوظيفة والفرد العامل، تُخلق بيئة عمل سليمة له يستطيع فيها العمل بشكل أفضل وإنجاز الأعمال الموكلة له؛ فيشعر حينها بأن المنظمة تهتم به لا كفرد عامل ولكن كأحد أفراد أسرتها ليتحفز بهذا الشعور ويقوم بأداء عمله بتميز وحرص شديد على العمل بإخلاص لرد جميل المنظمة.
أهمية تصميم الوظيفة[3]
يعد الاهتمام بتصميم الوظيفة ركنًا أساسيًا في تكوين الهيكل التنظيمي للمنظمة، وأحد الأساليب المتبعة في تطوير أداء العاملين فيها، ويؤثر بشكل مباشر على طبيعة وجدولة إنجاز العمل، ومن خلال تصميم الوظيفة تستطيع المنظمة تحقيق التكامل بين الوظائف فيها؛ حيث تعمل عن طريق التنسيق بين مختلف الوظائف إلى تنفيذ برامج عمل مترابطة يكمل بعضها بعضاً، محققةً بذلك أهدافها، ويمكن الحديث عن أهمية التصميم الجيد للوظيفة في ضوء النقاط الآتية:
يؤثر محلل العمل ومصمم العمل في تصميم الوظيفة؛ من خلال طريقة تجميعه للأنشطة والمهام، ومن خلال تقليل أو تكبير حجم العمل المطلوب في الوظيفة، وحجم السلطات والصلاحيات الممنوحة له، والتأثير على علاقات الوظيفة بالوظائف الأعلى والأدنى منها، وعلى شكل الأدوات المستخدمة فيها، وعلى ظروف العمل المحيطة بالوظيفة، وعلى مواصفات من يشغلها.
وعادة ما يؤثر التصميم على خمسة جوانب رئيسية في الوظيفة، وهذه الجوانب هي كالآتي:
تشكل خطوات تصميم العمل أمرًا أساسيًا للوصول إلى تعريف واضح للوظيفة وتحديد جميع أبعادها؛ لمعرفة الفرد المتقدم للوظيفة لها ولغاية تركيزه على عمله بشكل أكبر بما يحقق أهداف المنظمة إلى جانب حاجاته ورغباته الوظيفية، وتتلخص هذه الخطوات بما يلي:
تلجأ المنظمة إلى العديد من الطرق والأساليب التي تتبعها لتصميم الوظيفة أو إعادة تصميمها، ويعتمد اعتماد إحدى هذه الطرق على طبيعة وظروف العمل، وحجم المهام والأعمال المطلوب تأديتها، وخصائص الفرد المتقدم للوظيفة، ونوجزها بما يلي:
ويقصد بتدوير الوظيفة أو العمل، نقل الموظف من وظيفة إلى أخرى بشكل منتظم؛ أي أن يتم نقله أفقيًا بين الوظائف بالمستوى الإداري نفسه الذي يعمل به في ذات القسم أو أقسام أخرى، والهدف منها توسيع معارفه ومهارته وخبراته والحد من الملل الذي يصيبه من جراء بقائه ممارسًا لوظيفة واحدة لمدة طويلة، وهذا يزيد في قدرة المنظمة على إحلال الموظفين بعضهم محل بعض في حالة غياب أحدهم أو تركه للعمل وهذا يكسب المنظمات التي تعتمد هذا الأسلوب مرونةً في العمل – قدرة على التأقلم مع الظروف المحيطة – مقارنةً بغيرها من المنظمات.
ويعني زيادةً في عدد المهام التي يقوم الموظف بتنفيذها أو أدائها، ولكن مع تنوع الواجبات والمسؤوليات التي يكلف بها ضمن عمله العام، فقد يكلف مثلًا مدير الإدارة برئاسة لجنة المشتريات في المنظمة أو عضويتها أو أن يكلف المحاسب بأمانة الصندوق، وغير ذلك. فتكون تلك الأعمال بمنزلة الأعمال الجديدة بالنسبة له ويسهم هذا الأسلوب في التقليل على حد كبير من حالة الضجر والملل لدى العاملين وتقليله لتكلفة العمل في المنظمة من خلال توفير موظفين مؤهلين من داخل المنظمة وعدم حاجة المنظمة على موظفين جدد من خارجها، ويبقى لهذا الأسلوب عيبٌ هو تصور العاملين بأن زيادة تنوع المهام الموكلة إليهم ما هي إلا مجرد أعمال أو أعباء إضافية يكلفون بها، وبالتالي لا يعطونها ما تستحقه من الاهتمام فتنخفض إنتاجيتهم وتقل روحهم المعنوية.
ويقصد به زيادة مهام وواجبات الوظيفة عموديًا، أي أن يتم إضافة واجبات ومسؤوليات ومهام أخرى ضمن تخصص الوظيفة ذاتها، بمعنى آخر تعميق الوظيفة، وبهذا يزيد فخر واعتزاز الموظف بعمله، وزيادة رضاه وولائه لعمله والمنظمة التي يعمل بها؛ حيث يعتمد هذا الأسلوب على نظرية الدافعية في العمل لهيرزبيرج (Herzberg) وإلى جانب إضافة أنواع متنوعة من المهام يمنح هذا الأسلوب قدرًا أكبر من حرية التصرف في العمل للفرد وإعطاء المزيد من المسؤوليات، مع الأخذ في الاعتبار أن تتلاءم تلك المهام والواجبات الإضافية مع قدرات وإمكانيات شاغل الوظيفة، ومدى رأيه عن هذا الأسلوب ومدى رضاه عن العوامل الخارجية كالأجور وظروف العمل والإشراف والاستقرار الوظيفي، فرضاه يزيد من فرص نجاح هذا الأسلوب كما أن الإفراط فيه يؤدي إلى نتائج عكسية نتيجة إرباك العامل بسبب زيادة تنوع وتعقيد العمل.
فِرق العمل: هي مجموعة من العاملين تُوكل إليهم تنفيذ أو إنجاز مهمة كبيرة نوعًا ما، مثل جدولة الإنتاج، حل مشكلة إنتاجية أو تقنية، صيانة أجهزة ومعدات، تصليح بعض المكائن الإنتاجية العاطلة، وغيرها. إذ يقوم أعضاء الفِرَق بتقسيم العمل بينهم إلى مهام معينة وإسناد كل مهمة واحدة أو أكثر لأحد الأعضاء، أو العمل سوية بوصفهم فريقًا واحدًا، بعد أن يتم تدريبهم على أداء هذه المهام، وتعيين مشرف عليهم لمراقبة إنجاز العملية، وقيادة الفريق لتحقيق الأهداف المطلوبة، وهكذا يساعد على تصميم الوظائف المناسبة والمختلفة لأعضاء الفريق.
تصميم الوظيفة أو التصميم الوظيفي (Job Design) [1]
هو مصطلح يشير إلى المرحلة الأخيرة من مراحل تحليل العمل أو الوظائف، وقد حَظي تصميم الوظائف باهتمامٍ كبيرٍ من قِبل الباحثين والمتخصصين في علم الإدارة؛ وذلك لعلاقته بطبيعة ونوعية العمل، وكذلك لارتباطه بمستقبل مسار الأفراد الوظيفي، ويمكننا تعريفه بأنه نشاط ذهني متخصص يتضمن اتخاذ القرارات والإجراءات لتحديد الأنشطة والواجبات التي تتطلبها الوظيفة وتجميعها تحت مسماها الوظيفي وأيضًا تحديد خصائص وسمات الفرد المتقدم للوظيفة في ظل ظروف بيئة العمل ونطاق صلاحياته ومدى سلطاته وماهية المسؤوليات الملقاة على عاتقه وبما يحقق رغبات الأفراد وأهداف المنظمة.
أهداف تصميم الوظيفة[2]
عند تقييم نجاح نشاط تصميم الوظائف فإنه يُنظر إلى مدى قدرته على إتاحة الفرصة الكافية للأفراد العاملين في إظهار قدراتهم وإمكاناتهم ودفعهم للإبداع في أعمالهم وإنجاز المهام المطلوبة منهم مما يعني بالتالي تحسين مستوى أدائهم ورفع درجة كفاءتهم في العمل فتحقق بذلك أهداف المنظمة التي خططت لها حين نشأتها.
ولذلك كله تسعى المنظمة إلى تحقيق أهداف عديدة منها:
- أهداف اقتصادية
وتشمل هذه الأهداف الاقتصادية تحسين الإنتاجية وجودة المخرجات؛ فعندما يشعر الفرد العامل عند تصميم وظيفته بأنها صُممت كما يريد سيشعر بالرضا تجاه عمله، فيحرص إلى زيادة نسبة إنتاجيته فيها، وترتفع بذلك روحه المعنوية مما يشكل عامل دافعية له للإبداع والابتكار في مجال عمله، ويؤدي هذا إلى تقليله للهدر والفاقد في الإنتاج والوقت اللازم لإنجاز مهامه، وهكذا يزيد العائد بالنسبة للمنظمة.
- أهداف تكنولوجية
حيث أن الاختيار السليم للعمليات والأدوات والمعدات وطريقة العمل والأفراد عند تصميم الوظائف، يساعد في تحديد أفضل التكنولوجيا لاستخدامها في العمل بحيث يؤخذ في عين الاعتبار عند اختيارها مناسبتها للأفراد وملائمتها لطبيعة العمل وبيئته.
- أهداف سلوكية
بتحقيق المنظمة للملائمة بين الوظيفة والفرد العامل، تُخلق بيئة عمل سليمة له يستطيع فيها العمل بشكل أفضل وإنجاز الأعمال الموكلة له؛ فيشعر حينها بأن المنظمة تهتم به لا كفرد عامل ولكن كأحد أفراد أسرتها ليتحفز بهذا الشعور ويقوم بأداء عمله بتميز وحرص شديد على العمل بإخلاص لرد جميل المنظمة.
أهمية تصميم الوظيفة[3]
يعد الاهتمام بتصميم الوظيفة ركنًا أساسيًا في تكوين الهيكل التنظيمي للمنظمة، وأحد الأساليب المتبعة في تطوير أداء العاملين فيها، ويؤثر بشكل مباشر على طبيعة وجدولة إنجاز العمل، ومن خلال تصميم الوظيفة تستطيع المنظمة تحقيق التكامل بين الوظائف فيها؛ حيث تعمل عن طريق التنسيق بين مختلف الوظائف إلى تنفيذ برامج عمل مترابطة يكمل بعضها بعضاً، محققةً بذلك أهدافها، ويمكن الحديث عن أهمية التصميم الجيد للوظيفة في ضوء النقاط الآتية:
- يعبر عن ثقافة المنظمة وفلسفتها الإدارية التي تُدار وتنفذ فيها الأعمال؛ فيعتبر تصميم الوظائف بمثابة تعريف عام بسياسة المنظمة ونظرتها إلى الأفراد العاملين فيها.
- يحدد الهدف من كل وظيفة، ومدى أهميتها وعلاقتها مع بعضها، ومدى إسهامها في تحقيق أهداف المنظمة؛ فيساعد ذلك في تحديد أولويات المنظمة وتطوير استراتيجياتها وفق ظروفها البيئية المحيطة بها.
- يعمل على توفير عنصر التحدي في ممارسة الأعمال من قبل شاعليها وبذل الجهود.
- يوفر التنويع في استخدام المهارات، أي إمكانية استخدام عدة مهارات في عمل واحد بالشكل الذي يؤدي إلى تحقيق أهداف العمل؛ حيث يساهم في إسناد مهام معينة بحدود معينة إلى أفراد بعينهم مما يرفع من مستوى دافعيتهم للعمل بجدية وإخلاص.
- يؤثر في تحفيز العاملين، وتقليل دوران العمل؛ حيث أن التصميم الجيد للوظيفة المتناسب مع قدرات ومؤهلات المتقدم للوظيفة يزيد من انتماء الفرد العامل فيصبح تفكيره بتركها من ضرب المستحيل.
- يؤدي إلى تخفيض أجور وكلفة العمل، وذلك لسهولة إحلال الأفراد في الوظائف المختلفة فلا تحتاج المنظمة حينها إلى إعداد وتنفيذ برامج لتدريبهم وتأهيلهم وبالتالي توفير التكلفة على المنظمة.
يؤثر محلل العمل ومصمم العمل في تصميم الوظيفة؛ من خلال طريقة تجميعه للأنشطة والمهام، ومن خلال تقليل أو تكبير حجم العمل المطلوب في الوظيفة، وحجم السلطات والصلاحيات الممنوحة له، والتأثير على علاقات الوظيفة بالوظائف الأعلى والأدنى منها، وعلى شكل الأدوات المستخدمة فيها، وعلى ظروف العمل المحيطة بالوظيفة، وعلى مواصفات من يشغلها.
وعادة ما يؤثر التصميم على خمسة جوانب رئيسية في الوظيفة، وهذه الجوانب هي كالآتي:
- مدى التنوع في المهارات اللازمة لأداء العمل: فقد ينصب التصميم على تحديد مهارات قليلة ومحددة – مع كونها متخصصة – أو على العكس، قد تنصب على توسيع قاعدة المهارات المطلوبة لأداء الوظيفة وتنوعها.
- مدى إمكانية الانتهاء من عمل متكامل: فقد ينصب التصميم على الانتهاء من جزء بسيط ومتكرر، وقد ينصب على الانتهاء من عمل متكامل كبير.
- مدى أهمية الوظيفة وتأثيرها على أداء الوظائف الأخرى المحيطة.
- درجة الحرية التي تتمتع بها الوظيفة، فوظيفة الأستاذ الجامعي أكثر حرية من وظيفة عقيد بالجيش مثلاً.
- درجة حصول شاغل الوظيفة على معلومات مستمرة عن مدى تقدمه في الإنجاز، وعن نتائج العمل الذي يقوم به.
وتشير البنود الثلاثة الأولى إلى التأثير في مدى شعور شاغل الوظيفة بأهميتها، ويؤكد البند الرابع على التأثير في الشعور بالاستقلال والمسؤولية، والبند الخامس يؤثر في الشعور بالعلم والمعرفة بما يحدث. وكلها تؤثر في النهاية في حماس ودافعية الفرد، والأداء العالي، والرضا العالي للفرد العامل.
تشكل خطوات تصميم العمل أمرًا أساسيًا للوصول إلى تعريف واضح للوظيفة وتحديد جميع أبعادها؛ لمعرفة الفرد المتقدم للوظيفة لها ولغاية تركيزه على عمله بشكل أكبر بما يحقق أهداف المنظمة إلى جانب حاجاته ورغباته الوظيفية، وتتلخص هذه الخطوات بما يلي:
- المسح التحليلي للمدخلات والمخرجات وهيكل المنظمة ومكان وبيئة العمل؛ والغرض من هذه الخطوة هو تحديد طريقة التعامل مع مدخلات الوظيفة من المواد الخام أو المنتجات أو المعلومات أو الزبائن، وطريقة أداء العمل وصولًا إلى تحقيق المخرجات من الأهداف المحددة، ومعرفة علاقة الوظيفة بالوظائف الأخرى ضمن المنظمة نفسها، وما قد يتحمله الفرد المتقدم للوظيفة من أعباء وضغوط في العمل.
- التحليل الفني والذي يشبه خارطة العمليات ونظام وتدفق العمل والتي تؤثر على كمية ونوعية المخرجات والكلف التشغيلية والاجتماعية؛ فتُحدد بذلك طبيعة العمليات التي ستنفذ لأداء الوظيفة بالشكل المطلوب وعدد المهام وتسلسلها المترابط مع بعضها البعض وتقدير التكاليف اللازمة لذلك.
- تحليل الأنظمة الداخلية ومنها نظام التحليل الاجتماعي ومسح أدوار العمل ونظام الصيانة وتحليل الصيانة وتحليل المجهزين والمستخدمين وغير ذلك؛ بهدف تعريف المتقدم للوظيفة بالقوانين والأنظمة الداخلية للمنظمة والتي تعكس ثقافتها، والتنبيه على أمر هام وهو متطلبات تلك الوظيفة من حيث موادها الخام ومستلزماتها الأساسية لنجاحها والقيام بها.
- مقترحات التغيير والتنفيذ التي تتناولها المنظمة خلال فترة من الزمن؛ لغرض توفير المرونة في الوظيفة وجعلها قابلةً للتعديل وفقًا للمتغيرات البيئة المحيطة بالمنظمة.
تلجأ المنظمة إلى العديد من الطرق والأساليب التي تتبعها لتصميم الوظيفة أو إعادة تصميمها، ويعتمد اعتماد إحدى هذه الطرق على طبيعة وظروف العمل، وحجم المهام والأعمال المطلوب تأديتها، وخصائص الفرد المتقدم للوظيفة، ونوجزها بما يلي:
- تدوير الوظيفة أو التدوير الوظيفي
ويقصد بتدوير الوظيفة أو العمل، نقل الموظف من وظيفة إلى أخرى بشكل منتظم؛ أي أن يتم نقله أفقيًا بين الوظائف بالمستوى الإداري نفسه الذي يعمل به في ذات القسم أو أقسام أخرى، والهدف منها توسيع معارفه ومهارته وخبراته والحد من الملل الذي يصيبه من جراء بقائه ممارسًا لوظيفة واحدة لمدة طويلة، وهذا يزيد في قدرة المنظمة على إحلال الموظفين بعضهم محل بعض في حالة غياب أحدهم أو تركه للعمل وهذا يكسب المنظمات التي تعتمد هذا الأسلوب مرونةً في العمل – قدرة على التأقلم مع الظروف المحيطة – مقارنةً بغيرها من المنظمات.
- توسيع العمل
ويعني زيادةً في عدد المهام التي يقوم الموظف بتنفيذها أو أدائها، ولكن مع تنوع الواجبات والمسؤوليات التي يكلف بها ضمن عمله العام، فقد يكلف مثلًا مدير الإدارة برئاسة لجنة المشتريات في المنظمة أو عضويتها أو أن يكلف المحاسب بأمانة الصندوق، وغير ذلك. فتكون تلك الأعمال بمنزلة الأعمال الجديدة بالنسبة له ويسهم هذا الأسلوب في التقليل على حد كبير من حالة الضجر والملل لدى العاملين وتقليله لتكلفة العمل في المنظمة من خلال توفير موظفين مؤهلين من داخل المنظمة وعدم حاجة المنظمة على موظفين جدد من خارجها، ويبقى لهذا الأسلوب عيبٌ هو تصور العاملين بأن زيادة تنوع المهام الموكلة إليهم ما هي إلا مجرد أعمال أو أعباء إضافية يكلفون بها، وبالتالي لا يعطونها ما تستحقه من الاهتمام فتنخفض إنتاجيتهم وتقل روحهم المعنوية.
- إغناء الوظيفة
ويقصد به زيادة مهام وواجبات الوظيفة عموديًا، أي أن يتم إضافة واجبات ومسؤوليات ومهام أخرى ضمن تخصص الوظيفة ذاتها، بمعنى آخر تعميق الوظيفة، وبهذا يزيد فخر واعتزاز الموظف بعمله، وزيادة رضاه وولائه لعمله والمنظمة التي يعمل بها؛ حيث يعتمد هذا الأسلوب على نظرية الدافعية في العمل لهيرزبيرج (Herzberg) وإلى جانب إضافة أنواع متنوعة من المهام يمنح هذا الأسلوب قدرًا أكبر من حرية التصرف في العمل للفرد وإعطاء المزيد من المسؤوليات، مع الأخذ في الاعتبار أن تتلاءم تلك المهام والواجبات الإضافية مع قدرات وإمكانيات شاغل الوظيفة، ومدى رأيه عن هذا الأسلوب ومدى رضاه عن العوامل الخارجية كالأجور وظروف العمل والإشراف والاستقرار الوظيفي، فرضاه يزيد من فرص نجاح هذا الأسلوب كما أن الإفراط فيه يؤدي إلى نتائج عكسية نتيجة إرباك العامل بسبب زيادة تنوع وتعقيد العمل.
- فِرَق العمل
فِرق العمل: هي مجموعة من العاملين تُوكل إليهم تنفيذ أو إنجاز مهمة كبيرة نوعًا ما، مثل جدولة الإنتاج، حل مشكلة إنتاجية أو تقنية، صيانة أجهزة ومعدات، تصليح بعض المكائن الإنتاجية العاطلة، وغيرها. إذ يقوم أعضاء الفِرَق بتقسيم العمل بينهم إلى مهام معينة وإسناد كل مهمة واحدة أو أكثر لأحد الأعضاء، أو العمل سوية بوصفهم فريقًا واحدًا، بعد أن يتم تدريبهم على أداء هذه المهام، وتعيين مشرف عليهم لمراقبة إنجاز العملية، وقيادة الفريق لتحقيق الأهداف المطلوبة، وهكذا يساعد على تصميم الوظائف المناسبة والمختلفة لأعضاء الفريق.