تويت
تسير جميع الأعمال الناجحة وفق خطط محددة ترسم اتجاه حركتها المستقبلية. إذ يجب إنجاز هذه الخطط وما تنطوي عليه من أهداف وتواريخ مستهدفة ومقاصد، قبل الشروع في العمل. ومع تخصيص الوقت الكافي لمراجعة أداء الشركة في الفترة السابقة، والتنبؤ كيف سيكون مستقبلًا، تتوافر خارطة طريق يمكن للمشروع اتباعها. يكون الفشل مصير معظم الشركات التي لا تتبنى التخطيط الاستراتيجي بمعنى معرفة وضع الشركة الحالي والهدف الذي تسعى إليه. إذ تسمح الخطة الاستراتيجية بتحديد الأمور المهمة وطريقة الوصول إليها، وتكشف عن العقبات وتساعد في تجنبها، وتتجاهل توافه الأمور.
نناقش هنا أسباب أهمية التخطيط الاستراتيجي وطرق تطبيقه.
وضع خطة عمل
تبدأ معظم الشركات التخطيط الاستراتيجي بوضع خطة عمل، إذ تُعِد قبل انطلاق نشاطها بيان مهمة وموازنة وخطة تسويقية وترويجية. هذه خطوة أولى جيدة، وهي بحاجة إلى مراجعة وتطوير دائمين في أثناء نمو الشركة. فإذا كان مصير الخطة أن تحفظ في الأدراج ويأكلها الغبار، لن تؤدي مهمتها التي وضعت لأجلها في أن تكون أساس الشركة المتين.
التخطيط المبني على أهداف محددة
تعتمد طريقة التخطيط الاستراتيجي على عوامل كثيرة منها حجم الأعمال والإطار الزمني والتفضيلات الشخصية. إن أكثر أشكال التخطيط شيوعًا هو التخطيط المبني على الأهداف، وفيه تضع الشركة مجموعة من الأهداف محددة (مالية وغير مالية) نصب أعينها ثم تضع تفاصيل الخطوات اللازمة لتحقيق تلك الأهداف.
فإذا كان الهدف هو تحقيق إيرادات قدرها 100,000 دولار في العام القادم، قد تتضمن خطة تحقيق هذا الهدف خطوات من قبيل التعاقد مع خمسة عملاء شهريًا والمشاركة في ثلاثة معارض تجارية.
مهما كانت أهداف المشروع، ينبغي لها أن تكون محددة وقابلة للقياس حتى نستطيع التأكد من تحقيقها.
هناك نوع آخر من التخطيط الاستراتيجي وهو بناء الخطة اعتمادًا على بيان مهمة الشركة الذي أعدته قبل انطلاق أعمالها، وحددت فيه هدفها والغرض العام من وجودها.
يربط التخطيط المرتكز على المهمة كل جزء من الخطة بتلك المهمة ويحرص على أن تكون عمليات الشركة في خدمتها دائمًا.
لنفرض مثلًا أن شركةً ما قد حددت مهمتها في أن يُعترف بها رائدةً في قطاع الخدمات المالية، ومساعدة العائلات على الاستقلال المالي. ينبغي إذن على الخطة الاستراتيجية توضيح طريقة تحقيق تلك المهمة.
تخصيص الوقت
قد يكون تخصيص وقت للتخطيط صعبًا في ظل الأولويات الملحة الأخرى، مثل تحقيق الإيرادات. لكن اقتطاع بعض الوقت بصورة منتظمة يساعد في بقاء الأمور تحت السيطرة.
يجب أن يكون تخصيص بعض الوقت -يوميًا أو أسبوعيًا- للتركيز على الخطة جزءًا من عمليات الشركة. وقد تكون مسائل مثل فحص أداء الأسبوع الفائت المالي أو الاطلاع على المبادرات التسويقية مطروحة للبحث في تلك الأوقات المخصصة، ما يبقي الشركة على المسار المرسوم أو يعيدها إلى هذا المسار في حال حدثت بعض الانحرافات.
وبغض النظر عن تواتر مراجعة الخطط، لا بد أن تكون جزءًا ثابتًا من جدول الأعمال اليومي. عند تخصيص وقت كاف للتخطيط، يجب تجاهل أي عوامل مشتتة، لذا يُفضَّل إغلاق الهاتف، وحبذا لو رُسمت الخطط في مكان بعيد عن المكتب وما يسببه من تشتيت للذهن.
تعزيز التواصل
على صاحب العمل إبقاء موظفيه على اطلاع بالخطة الاستراتيجية وأن يحرص على التفاهم بينهم بغية توحيد جهودهم نحو الهدف ذاته. ومن المهم إشراك الموظفين في وضع الخطة، ما يزرع فيهم حسًا بالمسؤولية تجاه أعمالهم ويرفع من إنتاجيتهم.
فإذا لم يكن فريق المبيعات مثلًا على دراية بالخطة التي تتضمن التعاقد مع خمسة عملاء شهريًا، قد يظن الفريق أن التعاقد مع عميلين فقط هو إنجاز عظيم لهذا الشهر، في حين إن الذي تحقق واقعيًا هو 40% فقط من الهدف. إن غياب التواصل الواضح بين المدراء والموظفين، يجعل من الشركة قاربًا يبحر على غير هدى، وبلا أي مسار محدد.
متابعة الخطة
تعد مراجعة الخطة ومقارنتها مع النتائج الواقعية، جزءًا حاسمًا من عملية التخطيط.
من الضروري طرح أسئلة مثل:
في ضوء هذه الإجابات، يجب تعديل الخطة لتتلاءم مع المتغيرات على مستوى الشركة ومستوى المناخ الاقتصادي العام. ومع اكتساب الخبرة في عملية التخطيط والجوانب التشغيلية في الشركة، تزداد دقة الخطط الموضوعة.
بعد مرور فترة على تشغيل الشركة وتخصيص الوقت الكافي لمتابعة الخطة، تتضح مكامن القوة والضعف في العمل، ما يسمح بتصحيح المسار أو ربما إجراء تغيير طفيف في الخطة والتركيز على نقاط القوة مع استبعاد نقاط الضعف.
يقوي كل ذلك وضع الشركة ويزيد من احتمال تحقيق أهدافها.
الخلاصة
إن تخطيط مستقبل الشركة هو أكبر ضمانة لنجاحها. إذ إن وضع خطة أوليّة وشرحها للموظفين يوحد جهودهم في اتجاه الهدف ذاته.
ومع تخصيص الوقت الكافي لمراجعة الخطة ومقارنتها مع النتائج الفعلية، بإمكان الشركة تحديد السياسات والإجراءات الصحيحة والإبقاء عليها واستبعاد غير النافعة منها.
قد يبدو التخطيط الاستراتيجي صعبًا في بداية الأمر، بيد أن ممارسته على المدى الطويل تمكن من توجيه الشركة إلى المسار الصحيح.
نناقش هنا أسباب أهمية التخطيط الاستراتيجي وطرق تطبيقه.
وضع خطة عمل
تبدأ معظم الشركات التخطيط الاستراتيجي بوضع خطة عمل، إذ تُعِد قبل انطلاق نشاطها بيان مهمة وموازنة وخطة تسويقية وترويجية. هذه خطوة أولى جيدة، وهي بحاجة إلى مراجعة وتطوير دائمين في أثناء نمو الشركة. فإذا كان مصير الخطة أن تحفظ في الأدراج ويأكلها الغبار، لن تؤدي مهمتها التي وضعت لأجلها في أن تكون أساس الشركة المتين.
التخطيط المبني على أهداف محددة
تعتمد طريقة التخطيط الاستراتيجي على عوامل كثيرة منها حجم الأعمال والإطار الزمني والتفضيلات الشخصية. إن أكثر أشكال التخطيط شيوعًا هو التخطيط المبني على الأهداف، وفيه تضع الشركة مجموعة من الأهداف محددة (مالية وغير مالية) نصب أعينها ثم تضع تفاصيل الخطوات اللازمة لتحقيق تلك الأهداف.
فإذا كان الهدف هو تحقيق إيرادات قدرها 100,000 دولار في العام القادم، قد تتضمن خطة تحقيق هذا الهدف خطوات من قبيل التعاقد مع خمسة عملاء شهريًا والمشاركة في ثلاثة معارض تجارية.
مهما كانت أهداف المشروع، ينبغي لها أن تكون محددة وقابلة للقياس حتى نستطيع التأكد من تحقيقها.
هناك نوع آخر من التخطيط الاستراتيجي وهو بناء الخطة اعتمادًا على بيان مهمة الشركة الذي أعدته قبل انطلاق أعمالها، وحددت فيه هدفها والغرض العام من وجودها.
يربط التخطيط المرتكز على المهمة كل جزء من الخطة بتلك المهمة ويحرص على أن تكون عمليات الشركة في خدمتها دائمًا.
لنفرض مثلًا أن شركةً ما قد حددت مهمتها في أن يُعترف بها رائدةً في قطاع الخدمات المالية، ومساعدة العائلات على الاستقلال المالي. ينبغي إذن على الخطة الاستراتيجية توضيح طريقة تحقيق تلك المهمة.
تخصيص الوقت
قد يكون تخصيص وقت للتخطيط صعبًا في ظل الأولويات الملحة الأخرى، مثل تحقيق الإيرادات. لكن اقتطاع بعض الوقت بصورة منتظمة يساعد في بقاء الأمور تحت السيطرة.
يجب أن يكون تخصيص بعض الوقت -يوميًا أو أسبوعيًا- للتركيز على الخطة جزءًا من عمليات الشركة. وقد تكون مسائل مثل فحص أداء الأسبوع الفائت المالي أو الاطلاع على المبادرات التسويقية مطروحة للبحث في تلك الأوقات المخصصة، ما يبقي الشركة على المسار المرسوم أو يعيدها إلى هذا المسار في حال حدثت بعض الانحرافات.
وبغض النظر عن تواتر مراجعة الخطط، لا بد أن تكون جزءًا ثابتًا من جدول الأعمال اليومي. عند تخصيص وقت كاف للتخطيط، يجب تجاهل أي عوامل مشتتة، لذا يُفضَّل إغلاق الهاتف، وحبذا لو رُسمت الخطط في مكان بعيد عن المكتب وما يسببه من تشتيت للذهن.
تعزيز التواصل
على صاحب العمل إبقاء موظفيه على اطلاع بالخطة الاستراتيجية وأن يحرص على التفاهم بينهم بغية توحيد جهودهم نحو الهدف ذاته. ومن المهم إشراك الموظفين في وضع الخطة، ما يزرع فيهم حسًا بالمسؤولية تجاه أعمالهم ويرفع من إنتاجيتهم.
فإذا لم يكن فريق المبيعات مثلًا على دراية بالخطة التي تتضمن التعاقد مع خمسة عملاء شهريًا، قد يظن الفريق أن التعاقد مع عميلين فقط هو إنجاز عظيم لهذا الشهر، في حين إن الذي تحقق واقعيًا هو 40% فقط من الهدف. إن غياب التواصل الواضح بين المدراء والموظفين، يجعل من الشركة قاربًا يبحر على غير هدى، وبلا أي مسار محدد.
متابعة الخطة
تعد مراجعة الخطة ومقارنتها مع النتائج الواقعية، جزءًا حاسمًا من عملية التخطيط.
من الضروري طرح أسئلة مثل:
- هل تحققت أهداف الخطة؟
- ما هي أسباب عدم تحققها؟
في ضوء هذه الإجابات، يجب تعديل الخطة لتتلاءم مع المتغيرات على مستوى الشركة ومستوى المناخ الاقتصادي العام. ومع اكتساب الخبرة في عملية التخطيط والجوانب التشغيلية في الشركة، تزداد دقة الخطط الموضوعة.
بعد مرور فترة على تشغيل الشركة وتخصيص الوقت الكافي لمتابعة الخطة، تتضح مكامن القوة والضعف في العمل، ما يسمح بتصحيح المسار أو ربما إجراء تغيير طفيف في الخطة والتركيز على نقاط القوة مع استبعاد نقاط الضعف.
يقوي كل ذلك وضع الشركة ويزيد من احتمال تحقيق أهدافها.
الخلاصة
إن تخطيط مستقبل الشركة هو أكبر ضمانة لنجاحها. إذ إن وضع خطة أوليّة وشرحها للموظفين يوحد جهودهم في اتجاه الهدف ذاته.
ومع تخصيص الوقت الكافي لمراجعة الخطة ومقارنتها مع النتائج الفعلية، بإمكان الشركة تحديد السياسات والإجراءات الصحيحة والإبقاء عليها واستبعاد غير النافعة منها.
قد يبدو التخطيط الاستراتيجي صعبًا في بداية الأمر، بيد أن ممارسته على المدى الطويل تمكن من توجيه الشركة إلى المسار الصحيح.